Организация тендерных процедур. Условия проведения тендера. Тендер — это выгодно

Среди представителей различных организаций и предприятий все чаще можно услышать о таком термине как «тендер». Однако мало кто знает, что именно этот комплекс мер помогает одним компаниям подыскивать другие фирмы-подрядчики с максимальной выгодой для себя. Подробнее, что такое тендер и обо всех нюансах его проведения, мы и расскажем в нашей статье.

Краткая предыстория о тендере

О таком понятии как «тендер» впервые заговорили в Америке в период окончания Второй Мировой войны. Именно американцам пришла в голову идея разработать систему тендеров. Определенную долю в этом сыграла борьба с коррупцией. Как оказалось, много денег оседало в карманах нечестных чиновников и совсем не использовалось на нужды общественности.

В России же узнали о том, что такое тендер несколько позднее, ближе к суровым 90-м годам. Однако большинство руководителей предприятий не стремились воспользоваться удачными нововведениями, поскольку еще не успели толком во всем разобраться.

К тому же, на тот момент в городах царил дух национализации и мешал вникнуть в суть вопроса. Но время расставило все на свои места, и о тендерах заговорили всерьез. Так что же это такое и для чего его можно использовать?

«Ху из ху», или что представляет собой тендер

Что такое тендер, можно узнать из дословной интерпретации данного слова. С английского «тендер» переводится как «торг» или «конкурс». Иными словами, это понятие подразумевает проведение некого условного состязания между поставщиками товаров и услуг с целью привлечения наиболее перспективных заказчиков. Причем данная конкурентная борьба происходит с учетом правил, указанных в регламенте компании, ее организующей.

Несколько особенностей тендера

Как и любой конкурс или мероприятие, связанное с торгами, тендер имеет ряд собственных особенностей. К примеру, все сведения, касающиеся того или иного финансового события, как правило, находятся в открытом доступе и максимально прозрачны. Победить в таком своеобразном состязании может лишь тот участник, который, по мнению заказчика, предоставил наиболее привлекательные услуги или выгодные товары.

В свою очередь в роли организатора конкурса могут выступать частные либо государственные компании, которых интересует тендер торгов. В отличие от коммерческой структуры, государственные организации проводят мероприятие за счет бюджета, а не за счет средств спонсоров.

Для участия в торгах необходимо подать заявку на рассмотрение специальной конкурсной комиссии. И, наконец, данное действо имеет свой норматив, состоящий из трех частей: аукциона, конкурса, а также запроса котировок.

Где могут проводиться торги?

Большинство торгов принято проводить на специальных виртуальных платформах. При этом их выбор зависит от рода деятельности, потребностей и опыта будущего участника, желающего выиграть тендер. Электронная торговая площадка в свою очередь служит отправной точкой для организаторов и поставщиков услуг и товаров.

На просторах этого интернет-ресурса, фактически выполняющего роль посредника между продавцом и заказчиком, проводятся специализированные электронные аукционы, выполняются онлайн-сделки и проходит полноценное обучение для новичков. Ярким примером является платформа РТС.

РТС-площадка: что, где и как?

«РТС-тендер» - электронная торговая площадка, существующая с 2010 года и позволяющая выполнять закупки для нужд муниципального и государственного значения. Согласно ее регламенту, во время аукциона привлекаются следующие лица:

• заказчики;
• операторы сайта;
• представители специализированного уполномоченного органа власти;
• поставщики услуг и товаров;
• независимые регистраторы;
• представители контролирующих и проверяющих органов;
• сотрудники удостоверяющего центра.

«РТС-тендер» (электронные площадки данного типа относятся к платформам федерального значения) содержит отдельные вкладки по правилам проведения торгов, дает советы новичкам и предоставляет целый ряд услуг для заказчиков и исполнителей.

Например, покупателям на портале предлагают полную законодательную базу, касающуюся торгов, позволяют воспользоваться аналитикой для мониторинга всех электронных закупок по региону.

Продавцам же площадка «РТС-тендер» дает возможность пройти аккредитацию и найти подходящего заказчика. Кстати, самим заказчикам предоставляется бесплатная проверка поставщика сразу, после того, как они пройдут процедуру регистрации и поместят заявку на организацию торгов. При этом они имеют возможность отслеживать статус возможного контрагента на протяжении всего тендера.

Как работает тендерное кредитование?

Помимо этого на сайте работает тендерное кредитование, позволяющее заказчику участвовать в большом количестве аукционов, что повышает его шансы выиграть торги. Для его оформления необходимо лишь войти на страничку интересующего вас аукциона и кликнуть на ссылку «Заявка на кредит».

После этого портал «РТС-тендер» автоматически переправит вас в ваш личный кабинет для заполнения необходимого электронного бланка и скрепления его виртуальной печатью.

Как осуществляется проведение торгов?

Перед самым проведением тендера происходит ряд подготовительных мероприятий, помогающих обезопасить всех участников торгов. В частности, фирмой-заказчиком производится сбор независимой комиссии, члены которой обладают необходимыми знаниями для анализа предмета или объекта, участвующего в тендере. Именно они помогают контролировать все этапы аукциона.

Далее сведения о предстоящих торгах с учетом требуемого для участия пакета документов появляются в СМИ и на электронных площадках. В это же время все желающие подают заявки, каждая из которых рассматривается и заносится в единый перечень участников и специальный журнал. После происходит регистрация всех потенциальных претендентов и рассмотрение их предложений. По итогам торгов оглашается победитель, имя которого также попадает в публичные источники.

Какие документы нужны для участия?

Для участия в тендере необходимо предоставить следующие документы:

• заявку и анкету с указанием основной информации о поставщике услуг или продавце;
• коммерческое предложение;
• пояснительную записку (в ней, как правило, проводятся расчеты и указываются сроки выполнения);
• списки возможных субподрядчиков, необходимых для дальнейшей реализации договора.

Какие документы предусмотрены для заказчика?

При участии в тендере заказчику необходимо предоставить коммерческую и техническую документацию. При этом в первом случае он обязан выполнить следующие пункты:

• описать сам объект торгов;
• указать детальную информацию о требованиях к претендентам;
• описать условия будущего контракта;
• предоставить всем участникам открытую информационную карту;
• указать порядок предоставления заявок для торгов.

Во втором же случае заказчик описывает стоимость, которая его устраивает, график платежей, детали оплаты и предполагаемые варианты финансирования.

Какие виды тендеров бывают?

Условно тендеры можно разделить на пять видов:

• открытого типа;
• закрытого типа;
• двухуровневые;
• тендеры, предусматривающие запрос ценовых котировок;
• тендеры, предполагающие торги с закупками лишь у единственного поставщика товаров и услуг.

Открытие торги: что это?

Открытые торги предполагают, участие всех желающих поставщиков и отличаются здоровой конкуренцией, открытостью и максимально прозрачными условиями. Детали и условия конкурса можно узнать из прессы и Интернета. Также подробную информацию о времени проведения, об участниках и правилах подачи заявок можно получить с виртуальной площадки тендеров (электронной платформы, где и проводятся торги).

Что такое закрытый тип торгов?

Зарытые торги предусматривают участие строго ограниченного числа компаний-участников, владеющих определенной лицензией. Такой конкурс, как правило, проводится при необходимости реализации или заказа специфической продукции или услуг. К примеру, закрытый тендер актуален во время госзакупок продукции, необходимой для нужд оборонной промышленности.

Что такое двухэтапный тендер и запрос котировок?

Двухэтапные тендеры предполагают организацию сложных закупок либо решение специфических вопросов технического характера. И, исходя из названия, такие торги состоят из двух этапов: сначала подаются базовые заявки без указания деталей, сделанные на основании первичного задания от заказчика; затем, происходит повторная подача заявки, но уже с учетом конкретных цен, сроков и графиков.

При запросе котировок заказчик, как правило, подбирает поставщиков с учетом их идентичных особенностей. К примеру, он может выбирать между несколькими фирмами, предоставляющими клиринговые услуги. Победителем в таком тендере становится поставщик, предлагающий свой сервис по наиболее низкой цене.

Когда возможна закупка товаров и услуг у одного продавца?

Закупки товаров и услуг у одного поставщика возможно в таких ситуациях:

• когда продавец является эксклюзивным представителем (монополистом);
• при отказе остальных участников аукциона;
• в случае исключения из торгов всех заявок, кроме одной.

В отличие от других видов тендеров, в данном случае не проводятся торги. При наличии лишь одного поставщика происходит упрощенная система заключения сделки, заканчивающаяся лишь подписанием контракта обеими сторонами.

Вот теперь вы точно знаете о том, что такое тендер.

Основным способом конкурентных закупок является открытый конкурс (торги, тендер), в котором может принять участие любой правомочный поставщик, откликнувшийся на извещение о проведении конкурса, распространенное заказчиком.

Открытый конкурс - способ выдачи заказов на поставку товаров, предоставление услуг или проведение подрядных работ по заранее объявленным в конкурсной документации условиям в оговоренные сроки на принципах состязательности, справедливости и эффективности.

Извещение обычно публикуется в специализированных изданиях (в т.ч. и электронных), часто - на интернет-сайте заказчика, иногда - в ведущих газетах и журналах, а также других средствах массовой информации.

Решение о проведении торгов (тендеров) принимается заказчиком при наличии достаточных инвестиций для осуществления строительства или документально подтвержденных финансовых гарантий по своевременному получению необходимых для выполнения заказа средств.

Заказ на строительство может размешаться путем проведения торгов (тендеров) на выполнение проекта в целом, а по значительному объему работ - на сооружение комплексов, выполнение очередности, этапов строительства, определенных проектной документацией.

Не разрешается деление заказа на части в целях искусственного уменьшения стоимости заказа и избежание проведения торгов (тендеров).

Все требования к закупаемой продукции и квалификации поставщиков, а также критерии выбора победителя и процедура проведения конкурса детально прописываются в конкурсной документации, которая распространяется либо бесплатно, либо за плату, не превышающую расходов организатора конкурса на ее тиражирование и рассылку.

Проведение торгов (тендеров) организовывает заказчик, который не должен совершать дискриминационных действий относительно подрядчиков и претендентов.

К участию в торгах (тендерах) не допускаются подрядчики или их участие в торгах (тендерах) может быть прекращено в случае, если они:

• · признаны банкротами или в отношении их возбуждено дело о банкротстве;
• · находятся в стадии ликвидации, прекратили свою хозяйственную деятельность, не имеют лицензии на выполнение соответствующих работ в России;
• · представили необъективную информацию о своей профессиональной готовности выполнить заказ, а также о наличии производственных мощностей, финансовой надежности.

Тендерные процедуры не применяются в случае, если:

• · заказ не мог быть предусмотрен заранее и требует быстрого выполнения.
• · заказ составляет государственную тайну или связан с интересами национальной обороны и национальной безопасности,
• · объекты строятся хозяйственным способом,
• · международным договором России установлены другие правила, отличные от предусмотренных Положением,
• · строительство осуществляется по соглашениям относительно иностранных кредитов, которые предоставляются под гарантии Кабинета Министров России международными финансовыми организациями, иностранными финансово-кредитными учреждениями, требующими применения специальных тендерных процедур,
• · иное предусмотрено актам и законодательства.

Организационная работа заказчика.

Подготовку и проведения торгов (тендеров) обеспечивает заказчик или по его поручению организатор, которые формируют тендерный комитет (временный или действующий на постоянной основе), в состав которого входят представители заказчика, министерств, других центральных органов исполнительной власти, местных государственных администраций, исполнительных органов советов, проектных и общественных организаций и др.

Состав тендерного комитета утверждается заказчиком. Председателем тендерного комитета является руководитель предприятия, учреждения организации - заказчика торгов (тендеров) или другое должностное лицо, которое им назначается.

Заказчик или организатор осуществляют:

• - публикацию объявления о проведении торгов (тендеров) или направление приглашений подрядчикам;
• - принятие и регистрацию заявок подрядчиков на участие в торгах (тендерах);
• - разработка документации по предварительной квалификации претендентов и направление ее претендентам;
• - подготовку тендерной документации и направление ее претендентам;
• - организацию посещения претендентами строительной площадки;
• - предоставление разъяснений на вопросы претендентов по поводу уточнения информации, содержащейся в тендерной документации;
• - внесение дополнений и изменений в тендерную документацию и информирование о них всех претендентов.

На тендерный комитет возлагается:

• - проведение предварительной квалификации претендентов принятие, регистрация и хранение тендерных предложений (оферт) претендентов;
• - вскрытие тендерных предложений (оферт) и их объявление, уточнение с претендентами, в случае необходимости, отдельных вопросов относительно тендерных предложений;
• - оценка тендерных предложений (оферт) и принятие решении по результатам оценки;
• - определение победителя торгов (тендеров);
• - документальное оформление информации по процедуре и результатам проведения торгов (тендеров) подготовка отчета о проведении торгов (тендеров);

Решения тендерного комитета принимаются на закрытых заседаниях в присутствии не менее двух третей его состава открытым голосованием простым большинством голосов. В случае равного распределения голосов голос председателя тендерного комитета является решающим.

Решения тендерного комитета оформляются протоколом, который подписывается всеми членами тендерного комитета, принявшими участие в голосовании.

Заказчик контролирует ход работы, связанной с проведением торгов (тендеров), решает важнейшие вопросы, возникающие в ее процессе, утверждает протоколы заседаний тендерного комитета, тендерную документацию, результаты торгов (тендеров), рассматривает жалобы от претендентов, окончательно согласовывает условия контракта с победителем торгов (тендеров) и подписывает с ним контракт.

Заказчик может на любой стадии проведения торгов (тендеров) до заключения контракта, если это было предусмотрено тендерной документацией, прекратить торги (тендеры), уведомив об этом в трехдневный срок всех претендентов с обоснованием своего решения Заказчик не несет при этом ответственности перед претендентами за такое решение.

Объявление о торгах (тендерах).

Согласно статье Статья 448. Гражданского кодекса РФ извещение об открытых торгах (тендерах) или приглашение к закрытым торгам (тендерам) и конкурентным переговорам должно содержать информацию о:

• - адресе, сроках условиях и других сведениях по поучению тендерных документов;
• - предмете и порядке проведения конкурса;
• - начальной цене;
• - Названии, адресе, телефонах заказчика или организатора и тендерного комитета;
• - названии и описании заказа;
• - источнике финансирования заказа;
• - способе проведения торгов (тендеров);
• - желаемом или предельном сроке выполнения заказа;
• - сроках и месте представления документов для предварительной квалификации претендентов;
• - возможности уточнения информации, необходимой для подготовки документов в целях проведения предварительной квалификации претендентов;
• - сроках, адресе и способе представления тендерных предложений (оферт);
• - оформлении участия в конкурсе;
• - определении победителя;
• - сроках заключения договора с победителем.

Объявление об открытых торгах (тендерах) и приглашение подрядчиков к участию в закрытых торгах (тендерах) или конкурентных переговорах дается заказчиком или организатором при условии готовности тендерной документации

Объявление об открытых торгах (тендерах) обязательно публикуется заказчиком в газетах, других официальных периодических изданиях и в иностранной прессе, в частности в технических журналах, которые распространяются по международным каталогам. В случае необходимости заказчик может сделать объявление об их проведении по радио или телевидению.

Приглашения к участию в закрытых торгах (тендерах) и конкурентных переговорах направляются подрядчикам, которые способны выполнить заказ. Участие в таких торгах и переговорах без приглашений невозможно.

Заказчик не позднее трех дней после публикации объявлений о торгах (тендерах) или отправления приглашений подрядчикам к участию в закрытых торгах (тендерах) и конкурентных переговорах направляет их копии органу, который обеспечивает финансирование заказа.

Публикация объявления об открытых торгах (тендерах) или отправление приглашений подрядчикам к участию в закрытых торгах (тендерах) должны осуществляться за 1-6 месяцев до окончания срока представления и регистрации тендерных предложений в зависимости от сложности заказа и времени, необходимого для предварительной квалификации претендентов и подготовки тендерных предложении.

В случае необходимости заказчиком может быть принято решение о других сроках представления и регистрации тендерных предложений.

Объявление об открытых торгах (тендерах) или приглашение к закрытым торгам (тендерам) и конкурентным переговорам должно содержать информацию о:

Если заказчик предполагает возможность отмены конкурса, об этом надо четко прописать в извещении, так как в противном случае, при отмене конкурса менее чем за 30 дней до его проведения, организатор открытых торгов обязан возместить участникам понесенный ими реальный ущерб. Едва ли кто из поставщиков решит воспользоваться этим правом, но лучше данную ситуацию предупредить.

Предварительный квалификационный отбор.

Процесс оценки конкурсных заявок весьма длителен и трудоемок. Если заявок поступило достаточно много (больше 7-10), расходы заказчика на анализ предложений значительно возрастают, а общее время оценки увеличивается. Кроме того, низко квалифицированный поставщик, сделавший формально лучшее предложение, зачастую объективно не в состоянии выполнить условия договора на должном уровне.

Поэтому иногда целесообразно провести оценку поставщиков еще до этапа подготовки конкурсных предложений, с тем чтобы, в конечном счете, в конкурсе участвовали предложения только квалифицированных поставщиков. Для этого в процедуру открытого конкурса включают этап предварительного квалификационного отбора (предквалификацию).

Предварительный квалификационный отбор выгоден и для участников конкурса - те из них, которые не соответствуют требованиям заказчика, сберегут силы и деньги, которые ушли бы на покупку конкурсной документации, подготовку конкурсных заявок и предоставление обеспечения.

Чаще всего эта процедура используется при проведении конкурсов по строительству крупных объектов, сложным консультационным проектам, поставкам специального оборудования.

В некоторых случаях квалификационный отбор проводится как отдельная процедура, для того, чтобы сформировать список (реестр) квалифицированных поставщиков, с которыми заказчик будет иметь дело при дальнейших закупках.

Прежде чем оценивать квалификацию поставщиков, необходимо убедиться, что все они правомочны (т.е. имеют право осуществлять поставку товаров, выполнение работ или оказание услуг), так как в противном случае оценка квалификации таких поставщиков будет пустой тратой времени заказчика.

В то же время, при оценке квалификации поставщика важно правильно установить перечень требований к квалификации и квалификационный порог по ним, излишне не завышая, но и не занижая требования. Иначе можно получить либо очень короткий, а то и пустой, список потенциальных контрагентов, либо, наоборот, невероятно длинный, делающий процедуру квалификационного отбора бессмысленной.

Информация, которая представляется претендентами для предварительной квалификационной оценки, должна содержать:

• - копии документов, удостоверяющих юридический статус место регистрации организации, копию лицензии,
• - справку о ежегодных объемах выполненных строительно-монтажных работ за последние три года в стоимостном отражении,
• - справку об опыте выполнения за последние три года аналогичных заказов с указанием заказчиков, для которых они выполнялись, и их реквизитов,
• - перечень основных строительных материалов, которые предусматривается использовать для выполнения заказа с указанием их производителя,
• - сведения о квалификации и опыте специалистов, которые будут принимать участие в выполнении заказа,
• - отчет о финансово-имущественном положении, финансовых результатах и балансе предприятия (претендента),
• - сведения об арбитражных делах за последние три года,
• - предложения по привлечению субподрядчиков .

В случае необходимости от подрядчиков может требоваться другая информация, за исключением составляющей коммерческую тайну.

Во время проведения квалификационной оценки претендентов необходимо учитывать их соответствие следующим минимальным требованиям:

• - среднегодовой объем работ, который они выполняли ранее, должен быть не меньше предусматриваемого заказом,
• - иметь опыт работы генерального подрядчика не менее чем на двух объектах, подобных по характеру и сложности предусматриваемому заказом,
• - иметь в своем владении или гарантировать возможность приобретения либо выполнения (купля, аренда лизинг и др.) необходимых для выполнения работ машин и механизмов,
• - владеть достаточными для выполнения заказа оборотными средствами или иметь документально подтвержденные гарантии банка о возможности получения кредита.

Претендентам, которые не прошли предварительной квалификации, сообщается об этом письменно с соответствующим обоснованием в течение трех дней после принятия решения. Они могут ознакомиться с официальным отчетом о проведении предварительной квалификации, но не имеют права требовать от заказчика доказательств или пояснений относительно мотивов принятия решения.

Тендерное обеспечение.

Тендерное обеспечение предоставляется претендентом тендерному комитету и подтверждает серьезность его намерений принять участие в торгах (тендерах).

Размер тендерного обеспечения устанавливается заказчиком в объеме не более одного процента ожидаемой (расчетной) цены заказа.

Заказчик имеет право принять решение о проведении торгов (тендеров) без предоставления претендентами тендерного обеспечения.

Заказчик должен указать в тендерной документации способ предоставления тендерного обеспечения (в виде заверенного чека, векселя, гарантии банка, государственных облигаций и др.). Предоставление тендерного обеспечения в другой форме или другой организацией претендент должен согласовывать с заказчиком до представления своего тендерного предложения.

Тендерное предложение, в составе которого не предоставлено предусмотренное тендерной документацией тендерное обеспечение, может не рассматриваться.

Заказчик возвращает претендентам их тендерное обеспечение в течение 10 дней после принятия одного из указанных ниже решений:

• · несоответствие претендента квалификационным требованиям,
• · претендент не допущен или его участие в торгах (тендерах) прекращено,
• · претендент не признан победителем торгов (тендеров),
• · о досрочном прекращении торгов (тендеров).

Тендерное обеспечение победителя торга (тендера) зачисляется посте подписания контракта в счет гарантии выполнения контрактных обязательств, если представление такой гарантии предусмотрено тендерной документации, или в счет обеспечения имущественной ответственности за невыполнение условий контракта.

Тендерное обеспечение не возвращается претенденту в случае:

• - изменения им тендерного предложения или его отзыва после окончания срока его представления,
• - отказа его как победителя торгов (тендеров) от заключения контракта по выполнению заказа на условиях, предусмотренных тендерной документацией, или от предоставления гарантии выполнения контракта, если ее предоставление было предусмотрено проектом контракта,
• - несогласия претендента с исправлением заказчиком арифметических ошибок, выявленных во время проверки его тендерного предложения.

Разработка альтернативных предложений.

Альтернативные предложения могут разрабатываться претендентом одновременно с тендерным предложением, разработанным в соответствии с условиями тендерной документации, если это предусмотрено инструкцией для претендентов. Представленные без основного тендерного предложения или не предусмотренные условиями конкурса альтернативные предложения не рассматриваются.

Альтернативные предложения могут предусматривать изменения в проектной документации, и для их оценки должна быть представлена вся необходимая информация (расчеты конструкций, чертежи обоснования новых технологий, способов выполнения работ перечень работ и расценки по их выполнению и др.).

Подготовка конкурсных заявок.

Подготовка конкурсной заявки начинается поставщиком в момент получения

конкурсной документации (хотя предварительная работа, такая как анализ возможных конкурентов, получение неофициальной информации и т.д. должна начинаться ранее). Этот этап является ключевым в работе поставщика.

Организатор конкурса может устанавливать плату за конкурсную документацию или требовать взноса в различной форме для участия в конкурсе. торги тендер поставщик сметный

В результате на этапе получения конкурсной документации, у некоторых поставщиков возникают затруднения. Во-первых, документация, как правило, приобретается за безналичный расчет. Соответственно требуется время на внутреннее согласование в фирме(руководство, финансовый отдел и т.д.), совершение платежа, поступление денег на счет организатора торгов. Тем самым теряется несколько дней из срока, отведенного на подготовку конкурсного предложения, часто и без того весьма ограниченного.

Во-вторых, особенно когда речь идет о сложных закупках, над подготовкой конкурсного предложения работает несколько специалистов. Соответственно необходимо иметь достаточное число копий документации. В большинстве конкурсов от участников требуется предоставление обеспечения конкурсного предложения (обычно в виде банковской гарантии). Его размер обычно не превышает 3% от предполагаемой цены контракта. В конкурсной документации должны быть указаны критерии отбора победителя. Это делается далеко не всегда, но отсутствие полной информации по этому вопросу может рассматриваться как косвенное свидетельство недобросовестности организатора и необъективности конкурса.

Стоит особо отметить, что выбор поставщика далеко не всегда осуществляется исходя из лучшей цены заявки, особенно когда речь идет о закупке консультационных услуг. Значение при оценке предложений могут иметь также расходы заказчика на эксплуатацию, сопровождение, техническое обслуживание и ремонт продукции, сроки доставки товаров, завершения работ или предоставления услуг, функциональные характеристики продукции, графики поставок и платежей и т.д.

Требования заказчика поставщику игнорировать нельзя, однако их можно обсудить, направив запрос организатору конкурса. Вполне может быть, что то или иное требование попало в конкурсную документацию по недосмотру. Подобная дискуссия должна документироваться - вопросы направляются в письменном виде, а решения заказчика изменить условия конкурса и конкурсную документацию оформляются путем издания дополнений к ней.

Конкурсная заявка поставщика должна оформляться в полном соответствии с требованиями конкурсной документации, причем следует уделить должное внимание всем формальным требованиям - парафированию и подписанию листов предложения лицом, имеющим право подписи (причем это право должно быть подтверждено соответствующим документом, таким как устав или доверенность), постановке во всех требуемых местах печати, маркировке конвертов с заявкой и т. д.

К сожалению, отклонение заявок по формальным признакам - явление не такое уж и редкое. Причины принятия подобных решений могут быть достаточно разнообразными: отсутствие подписи на некоторых документах, внесение изменений в формы конкурсных заявок и т.п.

Все ответы на вопросы поставщиков, должны доводиться до сведения остальных участников конкурса (без указания авторства вопроса). Разумеется, это правило не касается вопросов, ответ на который содержится в конкурсной документации (это часто бывает, когда поставщик не счел нужным внимательно изучить ее требования).

Допускается внесение организатором конкурса изменений в конкурсную документацию и продление срока подачи предложений. В этом случае все участники конкурса также должны быть извещены.

Иногда в составе конкурсной заявки требуется представить оригинал и несколько копий предложения, необходимые для удобства работы членов оценочной комиссии. Причем речь идет о полной копии предложения, со всеми подписями и печатями, а не простой ксерокопии.

Обеспечение конкурсной заявки.

Проведение конкурса занимает достаточно много времени и требует немало иных ресурсов от заказчика, включая высокопрофессиональных специалистов. Если соблюдать все требования законодательства, то довольно затруднительно провести открытый конкурс менее чем за полтора - два месяца: только на подготовку конкурсных заявок Гражданский кодекс отводит не менее 30 дней. Не редко столько же или даже больше уходит на подготовку конкурсной документации и оценку предложений претендентов.

Поэтому вполне обоснованным является желание заказчика подстраховаться от рисков, связанных со срывом этой процедуры, в первую очередь - от отказа победителем выполнить контракт на содержащихся в конкурсной документации и конкурсной заявке условиях Российское законодательство предусматривает в качестве основных способов обеспечения обязательств (ст. 329 ГК РФ):

• - неустойку;
• - залог;
• - удержание имущества;
• - поручительство;
• - банковскую гарантию;
• - задаток,

а также разрешает использовать другие способы, предусмотренные как законом, так и договором.

Оценка предложений.

Ключевым элементов выбора контрагента является этап оценки конкурсных заявок.

Согласно Гражданскому кодексу, победителем конкурса признается поставщик, который по заключению конкурсной комиссии, предложил лучшие условия. Поэтому в конкурсной документации должны содержаться требования к поставщикам, а также быть сформулировано, каким условиям должно соответствовать предложение победителя и каким образом это соответствие будет определяться комиссией.

Организатор конкурса должен избегать общих формулировок, таких как "лучшее качество, лучшие условия поставки" и т. д., конкретизируя все критерии и указывая их значимость (весомость). При этом по возможности, следует исключать (минимизировать использование) трудно формализуемых (качественных) критериев. Это сравнительно легко сделать при закупках товаров, однако для работ и услуг - довольно проблематично, а иногда и невозможно.

Критерии, используемые при выборе поставщика, и их веса зависят не только от предмета закупки, его ценовых и качественных характеристик. Важен учет также объемов и целей закупки.

Следует не только выделить оцениваемые критерии, но и правильно выбрать методику оценки. Иногда разные методики, применяемые для оценки одних и тех же поставщиков, дают противоречащие друг другу рекомендации по определению победителя.

Определение победителя торгов (тендеров).

Победителем торгов (тендеров) признается претендент, который по оценке и сопоставлению тендерных предложений занял в списке первое место. В случае отказа этого претендента от заключения контракта победителем торгов (тендеров) считается претендент занявший следующее место.

Если цены всех тендерных предложений превышают цену, ориентировочно определенную заказчиком, эти тендерные предложения могут быть отклонены, а торги (тендеры) признаны не определившими победителя.

Решение о результатах торгов (тендеров) оформляется с протоколом и утверждается заказчиком по согласованию с органом, который обеспечивает финансирование заказа в срок, предусмотренный условиями торгов (тендеров), но не позднее чем через 45 календарных дней со дня вскрытия тендерных предложений.

Сообщение об акцепте тендерного предложения победителя торгов (тендеров) должно быть направлено ему не более чем через 3 дня после утверждения решения о результатах торгов (тендеров).

Победитель торгов (тендеров) после получения акцепта тендерного предложения предоставляет заказчику гарантии выполнения контрактных обязательств (если это предусмотрено инструкцией для претендентов) после чего стороны окончательно согласовывают и заключают контракт.

Контракт, подписанный заказчиком, направляется победителю торгов (тендеров) в течение 10 календарных дней после акцепта его тендерного предложения. Победитель торгов (тендеров) обязан подписать контракт в течение 14 календарных дней посте его получения от заказчика. Неподписание контракта в указанным срок считается отказом от заключения контракта.

После подписания контракта или определения торгов (тендеров) такими которые не определили победителя заказчик должен в течение не более 5 дней направить: претендентам которые приняли участие в торгах (тендерах) но не стати победителями - копию решения о результатах торгов (тендеров).

Расходы на проведение торгов (тендеров).

Расходы на организацию и проведение торгов (тендеров) осуществляются за счет средств заказчика и учитываются в стоимости строительства.

Смета на организацию и проведение торгов (тендеров) составляется и утверждается заказчиком по согласованию с органом который обеспечивает финансирование заказа

В случае если торги (тендеры) не состоялись или победитель не был определен и в дальнейшем заказчик отказался от осушествления строительства расходы заказчика на проведение торга (тендера) возмещаются предприятиями за счет основной деятельности, управлениями (отделами) капитального строительства местных органов исполнительной власти - за счет средств местного бюджета, дирекциями строящихся предприятии - за счет средств на строительство или других источников определенных органом создавшим казанную дирекцию.

Расходы подрядчика на подготовку тендерного предложения относятся на его накладные расходы. Если по условию торгов от претендентов требуется разработка проектов планов других документов эта работа может быть оплачена заказчиком. Размер и условия оплаты этих работ определяются инструкцией для претендентов.

Конфиденциальность информации.

Если информация предусмотренная тендерной документацией или тендерным предложением претендента является конфиденциальной стороны письменно уведомляют об этом друг друга и несут ответственность за ее разглашение согласно законодательству.

Проектные конструкторские и другие решения или расчеты вошедшие в состав тендерного предложения являются собственностью претендента и МОГУТ быть использованы заказчиком только для проведения торгов (тендеров) для которых они были представлены. Любое другое их использование возможно только по письменному разрешению претендента.

Рассмотрение жалоб и споров.

В случае нарушения процедур проведения торгов (тендеров) других условий претенденты имеют право подать жалобы заказчику в письменном форме.

Не позднее 3 дней после получения жалобы заказчик должен уведомить всех претендентов о ее подаче и содержании, времени и месте рассмотрения.

Во время рассмотрения жалобы любой претендент или государственный орган, заинтересованный в проведении торгов (тендеров), имеет право принять участие в рассмотрении жалобы Претендент, который подал жалобу, но не принимал участия в ее рассмотрении, лишается права на дальнейшее обращение к заказчику с требованиями относительно пересмотра своей жалобы.

Заказчик может не рассматривать жалобу, если она была подана более чем через 15 календарных дней со дня наступления основания для жалобы.

Заказчик должен приостановить проведение торгов (тендеров) при условии, что жалоба признана им как такая, которая имеет основания и в случае не приостановления торгов (тендеров) может нанести убытки претенденту.

Общий срок приостановления торгов (тендеров) не может превышать 30 календарных дней.

Приостановление заказчиком не применяется, если с учетом неотложных совместных интересов торги (тендеры) следует продолжать.

Любое решение, принятое заказчиком в соответствии с этим пунктом, а также обоснование по поводу его принятия направляется претендентам, подавшим жалобу, в течение 5 календарных дней после принятия решения.

Не могут быть обжалованы решения заказчика о:

• - выборе способа проведения торгов (тендеров) и процедуры определения победителя,
• - признании торгов (тендеров) несостоявшимися.

Заказчик должен рассмотреть жалобу, принять решение и в течение 15 календарных дней уведомить о нем заявителя письменно с изложением мотивов и обоснований, на основе которых это решение принято.

Если заказчик не принимает решение в указанный срок или претенденты, которые подали жалобу, не соглашаются с принятым решением, они имеют право обращаться в суд или арбитражный суд в соответствии с законодательством.

Экономический кризис — отличное время… для того, чтобы покупать новые информационные системы, внедрять передовые технологии и уходить в отрыв от своих конкурентов. Какие перспективы открывает тендер заказчику системы в условиях мирового финансового кризиса? Стоит ли приглашать консультантов или можно обойтись своими силами? Как правильно провести тендер? Ответы на все эти вопросы вы найдете в статье.

Тендер — это выгодно!

Тендер — это, по сути, форма выбора продукта и/или услуги на конкурсной основе.

Конкурс предполагает наличие конкуренции среди поставщиков аналогичных систем (вендоров) за право поставки своего решения. Это означает, что, во-первых, на рынке существует несколько и более систем со схожими функциональными возможностями и, во-вторых, предложение инициатора тендера является интересным для поставщиков.

Но даже если в настоящий момент невозможно получить несколько реальных альтернативных предложений, ничего не мешает компании, решившей провести тендер, сравнивать стоимость и результаты внутренней разработки системы собственными силами на базе некоторой платформы и покупки готовой системы, уже существующей на рынке.

Если же говорить об интересе поставщиков, то он выражается в значительной совокупной стоимости тендерного лота, которая может увеличиваться за счет:

• большого количества рабочих мест системы;
• услуг по внедрению системы;
• дополнительных услуг по реинжинирингу и обучению.

Естественно, чем выше интерес поставщиков, тем выгоднее их коммерческие предложения, выставляемые на тендерные торги. Стремясь заполучить заказ, поставщики будут готовы на значительные уступки в цене и условиях поставки.

Кроме того, сам факт проведения тендера, как правило, означает, что заказчик серьезно подходит к организации проекта, и, значит, после подписания договора с победителем тендера риск неудачи проекта снижается.

Надо заметить, что в настоящий момент наряду с дорогостоящими проектами интерес для поставщиков представляют и небольшие проекты — из-за высокой конкуренции на рынке информационных систем, спровоцированной мировым экономическим кризисом и сокращением спроса со стороны традиционных заказчиков. Для России это, прежде всего, — государственный, энергетический и финансовый сектора.

Какие еще перспективы открывает тендер заказчику системы сегодня?

Обострившаяся в условиях кризиса конкуренция между поставщиками информационных систем — это предпосылка для возникновения большого числа инновационных ИТ-продуктов. Это новые, актуальные, клиентоориентированные решения, однако вследствие возможного сокращения расходов на R&D они могут быть сырыми.

• Актуальность. Стремление выгодно отличиться от конкурентов заставляет разработчиков информационных систем выпускать гибкие решения, внедрение которых можно осуществить за минимально короткие сроки.
• Инновационность. Появляются действительно новые решения, в том числе не имеющие аналогов на рынке ИТ-продуктов. Разработка ни на что не похожих систем, как и раньше, сопряжена с высокими рисками, но теперь «игра стоит свеч», когда на кон поставлена рентабельность предприятия-разработчика. Опыт показывает: выигрывает, как правило, тот, кто имеет одну или несколько — но четко нацеленную команду и продукт, являясь лидером на своем рынке. Компания, пытающаяся диверсифицировать риски за счет «универсальности», теряет свои позиции, если только она не является постоянным и главным поставщиком для нескольких крупных заказчиков. Эти аспекты нужно учитывать при выборе поставщика среди участников тендера.
• Клиентоориентированность . От предприятий-разработчиков сегодня можно требовать более тщательного анализа потребностей клиентов. Возможно, специфика и ограничения бизнеса вашей компании до сегодняшнего момента не позволяла купить подходящего решения. Как знать, может быть ситуация изменилась и на рынке появилась система или поставщик, который соответствует требованиям компании?

Таким образом, появившиеся на рынке новые системы могут представлять большой интерес для заказчиков. Кроме того, не стоит забывать о том, что не только бизнес диктует требования к информационным системам, но и наличие новых систем может позволить организовать бизнес по-новому, более эффективно.

Тендер как форма выбора информационной системы предполагает проведение тщательного анализа всех возможных систем требуемого класса, представленных на рынке. Он не дает случайно пропустить лучшее, наиболее подходящее решение и позволяет приобрести его на максимально выгодных условиях.

Какие опасности подстерегают предприятие при выборе системы в ходе тендерных торгов? К каким последствиям приводят ошибки, допущенные при проведении тендера? Как не допустить возникновения этих ошибок?

Работа над чужими ошибками позволяет избежать своих

Предупрежден — значит вооружен!

Главный критерий успеха тендера — это достижение его целей. А главной целью тендера является выбор решения, отвечающего текущим потребностям бизнеса компании, а также потребностям бизнеса в обозримой перспективе. Каковы же основные причины выбора «не той» системы? Возможные ответы на этот вопрос перечислены ниже:

• Не из чего было выбирать. Было получено недостаточно предложений, либо информации в предложении было недостаточно для принятия объективного решения. Если компания отправила потенциальным участникам тендера запросы на предложения, а в ответ получила значительно меньшее число коммерческих предложений, это означает лишь то, что в тендерном задании (запрос на предоставление предложения) был недостаточно учтен интерес поставщиков (прежде всего, финансовый). В то же время, если полученные предложения не содержат необходимой для принятия решения информации, это свидетельствует, скорее всего, о том, что в тендерном задании были указаны размытые, обобщенные требования к вендору и системе.
• Пока выбирали систему, бизнес изменился. Процедура проведения тендера не была четко регламентирована по срокам, и тендер затянулся на длительное время. Это чревато не столько технологическим отставанием, сколько изменением цены системы из-за нестабильности валют в период кризиса. К моменту заключения договора поставки с вендором, могут возникнуть непреодолимые разногласия и по цене, и по другим условиям поставки, в результате победитель тендера может отказаться от заключения договора, как, собственно, и сам заказчик системы. Такую возможность необходимо заранее предусмотреть. Обычно в этом случае либо выбирается другой победитель (например, набравший наибольшее количество баллов), либо объявляется новый тендер. Кроме того, если при выборе системы не учитывались перспективы развития бизнеса, такой критерий, как гибкость системы, при затягивании сроков проведения тендера выбранная система может оказаться «неподходящей» для изменившегося бизнеса.
• Поставщику присудили победу за вознаграждение. Личная заинтересованность сотрудников, принимающих решение о выборе победителя тендера, не позволяет провести его объективно. Главный риск при этом — даже не финансовая зависимость сотрудника от участника тендера и выбор более дорогого решения, а возможный выбор неподходящего решения. В этом случае потери будут связаны уже не с перерасходом средств, а с провалом проекта и отставанием от конкурентов.
• Чтобы исключить возможную договоренность с поставщиком, все важные решения по тендеру должны приниматься коллегиально тендерной комиссией (комитетом), в состав которой входят и представители бизнес-подразделений, и руководители ИТ. Тем не менее, сама по себе коллегиальная форма выбора победителя не является панацеей от коррупции. Чем меньше формализована процедура проведения тендера, чем обобщеннее документируются результаты обследования систем — тем сложнее проверить добросовестность сотрудников, ответственных за выбор поставщика. Но даже при хорошем документировании не стоит забывать о том, что результаты обследования систем и поставщиков могут быть сфальсифицированы. Поэтому при выборе стратегически важных систем, а также дорогостоящих решений уместно пригласить в качестве экспертов внешних независимых ИТ-консультантов.
• Ошиблись в выборе критериев оценки . Бессистемный подход к определению критериев выбора системы и поставщиков, однобокость анализа предложений поставщиков (например, фокусировка только на характеристиках информационной системы и недостаточное внимание к поставщику) не позволяют сделать правильный выбор победителя тендера. Отсутствие или неправильная расстановка приоритетов при определении критичных критериев, которым в обязательном порядке должна соответствовать система или ее поставщик, приводит к тем же результатам. Проведение анализа рисков, сопряженных с выбором той или иной системы и ее поставщика, значительно повышают устойчивость и надежность решения при подведении итогов тендера.

Таким образом, объективный тендер требует обоснованного, аргументированного решения о выборе системы и ее поставщика.

Процедура проведения тендера и выбора решения должна быть прозрачной для всех сотрудников, принимающих в нем участие, а также для вышестоящего руководства.

Для того чтобы процедура проведения тендера была известна и понятна всем сотрудникам, ее регламентирует. Регламент определяет «правила игры»: права и обязанности участников тендера, помогает учесть различные ситуации, которые могут возникнуть в ходе тендера (например, если не пришло ни одного тендерного предложения, соответствующего условиям тендерного задания, тендер объявляется несостоявшимся), также регламент ограничивает нежелательную свободу действий при проведении тендера (например, чрезмерное упрощение процедуры его проведения). Регламент может быть описан очень детально, а может быть оформлен в форме внутреннего протокола на одну страницу. В любом случае, в нем должны быть отражены все вехи (или ключевые точки) процесса проведения тендера, а также механизм принятия основных решений в ходе его проведения.

Прозрачность выбора системы и поставщика обеспечивается ведением подробной документации, оформляющей важные решения, принимаемые в ходе тендера на всех его этапах.

Пакет тендерной документации может включать в себя следующие документы:

• Обобщенные бизнес-требования к системе позволяют обосновывать необходимость проведения тендера. Это документ, который инициирует процесс проведения тендера, в нем описываются основные потребности в новой системе. Бизнес-требования к системе могут быть оформлены, например, в виде служебной записки, заключения консультанта или отчета о гэп-анализе. К ним также желательно приложить обобщенный план, в котором были бы определены сроки проведения тендера и собственно внедрения информационной системы (как правило, поэтапного), согласованные с вехами соответствующих бизнес-проектов.
• Регламент проведения тендера описывает порядок проведения тендера.
• «Длинный список» решений поставщиков (Long list) позволяет определить основные критерии выбора поставщиков и состав «длинного списка». Это широкий перечень решений, представленных на рынке в настоящий момент.
• «Короткий список» решений поставщиков (Short list) позволяет определить критерии формирования «короткого списка» и собственно состав «короткого списка», т.е. состав участников, которым рассылается RFP.
• Запрос на предоставление предложения (Request for Proposal, RFP ) описывает информацию, предоставляемую участникам тендера для формирования ими коммерческих предложений: требования к составу предложения в части информации о поставщике, его системе, коммерческих условий сотрудничества.
• Материалы презентаций и референс-визитов используются для планирования таких мероприятий в ходе тендера (план, сценарий, список тем и вопросов) и эффективного распространения информации среди участников тендерной комиссии.
• Отчет о результатах тендера обосновывает позицию сотрудников, принимающих решение о выборе победителя тендера. Это результат сравнения предложений поставщиков, презентаций систем и других внутренних рабочих документов. Отчет оформляет итоговое решение о выборе победителя, которое может быть описано в виде протокола тендерной комиссии.

Важно отметить, что тендер — это проект, а значит у него есть свои цели и задачи, вехи, риски и, конечно, план. Только детальный план проекта не дает затянуться тендеру на неопределенный срок и позволяет выбрать решение, отвечающее текущим потребностям бизнеса компании. А быстрое внедрение решения — это необходимое условие его эффективности в условиях финансового кризиса, характеризующегося постоянными, плохо прогнозируемыми изменениями.

Проведение тендера по выбору информационной системы — серьезное мероприятие, требующее значительных усилий и знаний сотрудников компании. «Звать или не звать консультантов?» — вот в чем вопрос.

«За что мы платим консультанту?»

Существует несколько основных причин привлечения консультантов:

• Организация тендера: в компании отсутствует целостная методология выбора решения, основанная на опыте проведения тендеров по выбору информационных систем, и времени на разработку такой методологии просто нет.
• Компетенция: в компании практически нет сотрудников, имеющих соответствующую квалификацию и опыт проведения тендеров по выбору информационных систем.
• Сроки и ресурсы: компетентные сотрудники слишком заняты выполнением своих текущих обязанностей и у них нет возможности уделять достаточного внимания проведению тендера.
• Объективность и доверие спонсоров: руководство или акционеры не готовы полностью довериться своим сотрудникам в выборе решения, необходим независимый «взгляд со стороны».

Все вышеперечисленные недостатки помогут компенсировать независимые консультанты, причем формы их привлечения могут быть различными:

• Экспертиза пакета тендерной документации;
• Консультирование тендерной комиссии и ее членов;
• Комплексные услуги по проведению тендера.

В любом случае, окончательное решение о выборе победителя тендера должна принимать только тендерная комиссия. Все выводы, сделанные консультантом, носят рекомендательный характер и могут быть пересмотрены. Попытка возложить на консультанта ответственность за дальнейшее внедрение выбранной системы, как правило, приводит к потере объективности при выборе.

Чтобы сторонняя помощь оказалась продуктивной, привлекаемый консультант должен быть профессионалом своего дела, понимающим специфику бизнеса компании-заказчика и специализирующимся на выборе программных систем. Независимость от вендоров позволяет рассчитывать на объективность выбора победителя тендера.

«Не навреди!»

В некоторых случаях внешнее вмешательство консультанта является малоэффективным. Подобными ситуациями могут быть:

• Сроки. Если тендер необходимо провести в кратчайшие сроки, лучше это сделать своими силами. Для того чтобы правильно оценить ситуацию, консультанты в начале любого консалтингового проекта проводят экспресс-обследование предприятия клиента. Это позволяет им понять специфику бизнеса заказчика, познакомиться со стратегией развития ИТ-инфраструктуры, согласовать цели и задачи проекта и в конечном итоге определить правильный курс работ при проведении тендера.
• Цена вопроса. Проект по проведению тендера следует возложить на плечи внутреннего персонала при небольших масштабах внедрения и минимальных рисках, сопряженных с выбором того или иного решения. Масштаб внедрения может определяться количеством необходимых пользовательских лицензий, сложностью и стоимостью покупаемой информационной системы. Величина риска характеризуется серьезностью последствий для бизнеса в случае неудачного внедрения. И степень риска, и масштабность проекта можно описать в стоимостном выражении. Оценка возможных потерь определяет целесообразность привлечения консультантов.
• Закрытость организации. Руководство не готово предоставить консультанту по соображениям информационной безопасности информацию, необходимую для правильного выбора информационной системы. В этом случае консультант не сможет вынести объективного решения, и привлекать его бессмысленно.

Тендер как проект: вести последовательно и завершить в срок

Процесс проведения тендера состоит из нескольких основных этапов:

1. Инициация проекта;

2. Формирование «длинного списка» поставщиков (long list) ;

3. Формирование «короткого списка» поставщиков (short list) ;

5. Получение дополнительной информации в ходе презентаций, референс-визитов, консультаций;

6. Оформление результатов;

7. Заключение соглашения с победителем тендера.

Рассмотрим их более подробно.

1. Проект по проведению тендера начинается с определения и обоснования потребностей в новой информационной системе (системах) и определения рамок проекта. На предварительном этапе инициации проекта решаются организационные задачи назначения руководящей тендерной комиссии, участники которого должны будут управлять процессом проведения тендера; происходит мобилизация команды, производящей выбор победителя тендера; подготавливается и утверждается поэтапный план работ по проекту с разбивкой на сроки; готовится регламент проведения тендера.

2. На этапе формирования «длинного списка» поставщиков рассматривается максимально широкий список решений, представленных на рынке. Предварительный отбор систем производится при минимизации затрат на получение дополнительной информации о решении. Т.е. при составлении «длинного списка» используют открытые источники информации, а также личный опыт участников проектной команды и рекомендации коллег, пользующихся доверием. Как правило, это веб-сайты вендоров, содержащие описание основных характеристик систем; обзоры в профессиональной прессе, презентации и демонстрационные ролики, руководства пользователей и т.д. Отбраковка решений из полного списка происходит на основании небольшого числа критичных критериев. Соответствие этим обязательным требованиям является основанием для внесения системы в «длинный список». При оформлении результатов этапа (самого Long List) полезно указывать не только системы, вошедшие в «длинный список», но и все рассматриваемые системы. Например, можно вынести перечень отбракованных решений в отдельный раздел документа. Важно не только перечислить их, но и указать причину исключения системы из рассмотрения — это позволяет вынести обоснованное решение и предупредит возможные вопросы со стороны руководства.

3. Формирование «короткого списка» поставщиков производится из «длинного списка» на основании расширенного состава критериев выбора решения. На данном этапе требования к решению уточняются и систематизируются. Рекомендуется отдельно рассматривать требования к системе, поставщику и проекту.

Требования к системе подразделяют на:

• Функциональные — перечень функций, которые должна поддерживать система;
• Нефункциональные — требования к быстродействию, надежности, эксплуатации и обслуживанию системы, к эргономике, защите информации и т.д.;

Требования к поставщику подразделяют на две группы:

• Общие показатели деятельности — например, требования к численности персонала компании-поставщика решения; время нахождения на рынке, финансовые показатели деятельности компании за отчетный период, отсутствие задолженности перед налоговыми органами;
• Прочие требования — например, наличие сертифицированных специалистов, заключенные партнерские договора с вендорами, возможность предоставления определенного уровня поддержки, подход к ценообразованию.

Требования к проекту могут быть следующими:

• Принципы организации проекта и управления проектом;
• Требования к ресурсам, выделяемым на проект;
• Сроки начала и завершения отдельных этапов проекта и проекта в целом;
• Зависимость от критичных для бизнеса дат (дата сдачи отчетности);
• Зависимость от других проектов;
• После того, как требования к решению определены, следует разработать методику формирования «короткого списка» из «длинного» и отбраковать системы, не соответствующие требованиям в соответствии с разработанной методикой. В качестве примера возможных методик сравнения можно привести следующие:

• Попарное сравнение систем;
• Балльная оценка систем в с учетом веса каждого критерия выбора системы;
• Приведенная стоимостная оценка решений, включающая финансовую оценку рисков;
• Качественное сравнение решений на основе анализа реализации ключевых сценариев (key use cases);
• TCO (Total Cost of Ownership);

• Решения, не вошедшие в «короткий список», следует так же, как и на предыдущем этапе формирования «длинного списка», вынести в отдельный раздел, указав причину их «отбраковки».

4. После того, как все требования к решению сформулированы и состав «короткого списка» определен, потенциальным участникам тендера (поставщикам, перечисленным в short list), высылается запрос на предоставление предложения (Request for Proposal, RFP) . Разрабатывать его обычно начинают в самом начале проекта, а при получении из длинного и короткого списка поставщиков дополнительной информации о решении RFP может быть расширен.

RFP может состоять из следующих основных блоков:

• Выдержки из Регламента проведения тендера (основные сроки, правила и процедуры, контактные данные заказчика);
• Требования к информации в предложении могут включать:
  • Правила заполнения предложения, которые указываются для удобства обработке предложений. Ответы потенциальных участников тендера должны описываться в единой форме для того, чтобы при обработки предложений построить единую таблицу сравнения ответов поставщиков;
  • Требования к участнику — требования, которым должен соответствовать поставщик решения, свидетельствующие о его «успешности», надежности, соответствии проекту;
  • Требования к системе — функциональные, нефункциональные требования, требования к информации о сроках, стоимости решения, истории и опыта ее внедрения;
  • Требования к прочим услугам, оказываемым в ходе проекта: требования к составу работ по проекту (внедрение системы, обучение сотрудников работе с системой, сопровождение).

5. В ответ на RFP, поставщики высылают свои предложения, таким образом, становясь участниками тендера, и фактически с этого момента начинается собственно проведение тендера. Присланные предложения тщательно анализируются и после приведения их к единообразной форме сопоставляются, ответы поставщиков уточняются. Иногда после обработки предложений «короткий список» поставщиков удается сократить до 2-3 решений. Для оставшихся решений организуются презентации и тестовые демонстрации на территории поставщика или заказчика.

Целей у демонстраций и референс-визитов несколько:

• Наглядно подтвердить свойства решений, которые заявлены в тендерных предложениях;
• Подтвердить опыт конкретных проектов, также указанный в тендерных предложениях;
• Продемонстрировать свойства решений, которые не могут быть оценены на основе предложений (например, юзабилити);
• Оценить способность команды участника тендера к взаимодействию с заказчиком;
• Оценить экспертизу команды участника тендера.

Для эффективного проведения презентаций рекомендуется разработать и предоставить участникам тендера единый план или несколько сценариев. Это позволит, во-первых, заставить их показывать то, что действительно интересно компании (а не только сильные стороны системы и поставщика), и, во-вторых, упростит сравнение результатов презентаций различных участников тендера.

6. После уточнения всех важных свойств решения, проведения сравнительного анализа систем и выбора победителя оформляется отчет о результатах тендера . В отчете могут быть отражены следующие виды анализа систем:

• Качественная оценка решений предполагает сравнение систем с точки зрения их функциональности. По сути, качественная оценка является отчетом о проведенных демонстрациях систем;
• Анализ рисков, сопряженных с выбором каждого решения. При оценке рисков должны учитываться вероятность наступления рисковой ситуации и стоимость расходов при наступлении или предупреждении риска;
• Финансовая оценка всех затрат, связанных с выбором каждого решения. В качестве одного из подходов можно предложить включать в финансовую оценку наряду с TCO оценку рисков, связанных с выбором конкретного решения.

При принятии решения важно соблюсти принцип коллегиальности и участия всех заинтересованных лиц, иначе могут возникнуть как политические, так и организационные препятствия — причем уже при внедрении системы.

Если окончательный выбор сделать не удается, то следует задаться вопросом: «Какая дополнительная информация позволит склонить чашу весов в ту или иную сторону?» После этого участникам направляются дополнительные запросы и проводятся новые встречи.

В отчете о результатах тендера должно даваться краткое заключение по каждой из рассматриваемых систем. Рекомендуется определять не только единоличного победителя тендера, но и второго «финалиста» — на тот случай, если по каким-либо причинам не удастся заключить договор поставки с победителем.

7. После того, как победитель определен, с ним заключат соглашение на поставку информационной системы. Предварительно может быть подписан договор о неразглашении (NDA). После согласования с поставщиком всех условий поставки договор подписывается, что является точкой в процессе проведения тендера и началом проекта внедрения новой системы. Материалы, использованные в процессе проведения тендера, могут стать хорошей основой для написания технического задания на доработку системы.

Вне зависимости от того, будет ли компания обращаться к помощи консультантов или примет решение все работы проводить самостоятельно, принципы проведения тендера едины:

• Организация тендера как самостоятельного проекта со своими целями, ресурсами, сроками;
• Выделение ключевых требований бизнеса как критериев для выбора;
• Поэтапное уточнение критериев — от «длинного списка» до окончательного выбора победителя;
• Поэтапное сокращение числа и детализация описания сравниваемых решений.

Многоэтапные конкурсы – это одна процедура, поэтому предложения из первого этапа конкурса включены в итоги следующих этапов.

На основе исходного тендера (первого этапа) можно создать последующие этапы торгов (до 10 этапов в общей сложности). Итоги последнего этапа – это окончательный сводный документ по всем предложениям к конкурсу.

Если подобная схема проведения многоэтапных конкурсов организатора не устраивает, то можно открывать второй и последующие этапы как самостоятельный конкурс без привязки к первому этапу.

На первом этапе проводятся открытые типы тендеров: открытый тендер, открытый аукцион, запрос котировок.
На втором и следующих этапах проводятся чаще закрытые типы тендеров: закрытый тендер, закрытый редукцион.
Однако, организатор вправе выбрать любой тип конкурса на втором и последующих этапах.

Таким образом, возможны следующие варианты типов тендеров для первого и последующих этапов :

• открытый тендер → любой тип конкурса, рекомендуемый: закрытый редукцион или закрытый тендер;
• запрос котировок → любой тип конкурса, рекомендуемый: закрытый редукцион или закрытый тендер;
• открытый аукцион → любой тип конкурса, рекомендуемый: закрытый редукцион или закрытый тендер.

Закрытие первого этапа в многоэтапном конкурсе

Если победитель не выбран и Организатор открывает второй этап, то при закрытии первого этапа конкурса это нужно указать.

Для закрытия первого этапа перейдите на вкладку конкурса «Определение победителя». В поле Победитель выберите из предложенных вариантов «Закупка не проводилась». В комментарии укажите, например, «Конкурс закрыт с определением победителя на втором этапе. Приглашаем на второй этап» → Сохранить изменения → Закрыть открытый тендер на закупку»:

Открытие второго и последующих этапов конкурса

Особенности проведения второго и последующих этапов тендера

• Тендер второго и последующих этапов получает то же название, что и первый, с добавлением фразы "второй этап торгов", "третий этап торгов" и т.д.
• Тендер второго и последующих этапов содержит тот же список номенклатуры, что и тендер первого этапа.
  • Автоматически устанавливается максимальная цена на номенклатурные позиции последующих этапов торгов по итогам первого этапа – данная функция опциональна, на выбор организатора тендера. Максимальная цена в редукционе будет обозначена как стартовая, выше которой ценовые предложения система не примет.
  • В последующих этапах недоступно добавление/удаление позиций первого этапа (иначе невозможно будет создать общий конкурентный лист).
  • В последующих этапах торгов недоступно изменение количества закупаемого товара.
• Изначально к последующим этапам торгов допускаются только участники первого этапа.
• При этом организатор последующих этапов может на свое усмотрение удалить приглашенные компании либо вручную пригласить компании к данному тендеру.
• Возможность добавления компаний предоставлена для случая, когда было внесено стороннее предложение на первом этапе и сторонняя компания зарегистрировалась в системе для участия в следующих этапах. В этом случае для корректного проведения последующих этапов необходимо будет добавить ее в список участников тендера второго и последующих этапов.
• Возможность удаления компаний из списка приглашенных к следующему этапу предоставлена для случая, когда после проведения первого этапа организатор тендера принял решение допустить к следующим этапам часть компаний (например, не все компании предоставили информацию, запрошенную на первом этапе торгов, поэтому данные компании не допускаются к следующим этапам).
• Компании, допущенные в итоге к участию во втором и следующих этапах, уведомляются о приглашении к участию стандартными средствами системы (таким же письмом, как если бы они были приглашены к обычному тендеру).
• Возможность создать второй и следующие этапы торгов предоставляется лицам, имеющим права администратора, руководителя, специалиста учетной записи из компании-организатора тендера и любой компании, находящейся в одном с нею холдинге.
• На основе исходного тендера (первого этапа) можно создать последующие этапы торгов (до 10 этапов в общей сложности).
• После создания второго и следующих этапов торгов в исходном тендере первого этапа появляется ссылка на новый тендер с надписью «второй этап торгов», «третий этап торгов» и т.д. Сама ссылка на следующие этапы торгов видна всем, но доступ к ним ограничен, так как он проводится в закрытом режиме.

Предложения первого этапа учитываются в последующих этапах и влияют на отображение рейтинга, цветовой индикации и лучшей цены в следующих этапах конкурсов.

Для активации этой настройки перед открытием второго и последующих этапов конкурса перейдите на главной странице личного кабинета в левое вертикальное меню → Настройки → Управление конкурсами → Цены предыдущих этапов влияют на последующие этапы (поставьте галочку) → Сохранить (по умолчанию данная функция отключена):

Для открытия следующих этапов перейдите в конкурсе на вкладку «Этапы торгов», заполните соответствующие поля:

• выберите тип тендера для следующего этапа
• пригласите ко следующему этапу только победителей / всех участников
• установите / снимите ограничение максимальной цены на закупаемые товары
• «Создать второй (третий и т.д.)этап торгов»:

Перейдите по ссылке на новый этап конкурса (тендер находится в стадии "на формировании ") во вкладку "Общая информация" → проверьте все параметры этого этапа конкурса, при необходимости внесите изменения, комментарии, пригласите/удалите потенциальных участников

Приглашения участников во второй и следующий этап

На вкладке "Общая информация" второго и следующего этапа конкурса в поле "приглашено компаний" указано, например, "2 шт. (2 - ожидают рассылки)". Количество компаний зависит от количества участников предыдущего этапа:

Кликните по ссылке с количеством компаний. Обратите внимание , что только приглашенные в данном разделе компании смогут подать предложение ко второму этапу.
Пригласите компании из списка или выделите галочками только тех, кто будет допущен ко второму этапу (для удобства можно использовать ссылку "Выделить всех") → «Произвести рассылку»:

Во второй этап можно пригласить и компанию, не принимавшую участие в первом этапе напрямую (например, предложение от участника было внесено в первый этап управляющим закупкой в виде "стороннего предложения"). В этом случае используйте стандартный функционал приглашения компании - по нажатию кнопки "Добавить" (см. ).

Компании, приглашенные ко второму закрытому этапу конкурса увидят приглашения к личном кабинете и получат возможность поучаствовать во втором этапе конкурса:

После проверки всех параметров второго этапа конкурса кликните «Активировать»

Обратите внимание, в случае если второй этап открывается корректно (т.е. из интерфейса на основании первого этапа открывается второй этап торгов), то при поиcке по id любого этапа система найдёт сразу и первый, и второй этап конкурса:

Учет предложений первого этапа в предложениях последующих этапов

Предложения первого этапа могут учитываться во втором и следующих этапах и влиять на отображение рейтинга, цветовой индикации лучшей цены во втором этапе конкурсов.

В первом этапе конкурса подано 2 предложения по позиции:
Участник-1 - 100
Участник-2 - 200

Открыт второй этап конкурса.

Участник-1 до подачи предложения во втором этапе видит конкурс так:

• доступны для просмотра лучшая цена и рейтинг предложения из первого этапа;
• цветовая индикация - до участия во втором этапе не доступна;

Во втором этапе принимают участие еще Участник-3.
До подачи предложения во втором этапе Участник-3 видит конкурс так:

• доступна для просмотра только лучшая цена;
• рейтинг и цветовая индикация до участия не доступны;
• количество участников в конкурсе=0, т.к. во тором этапе никто пока не подавал свои предложения:

Участник-1 подает во втором этапе цену 250,
Участник-3 подает во втором этапе цену 300.

После подачи предложения во втором этапе Участник-1

• доступны для просмотра все опции: цветовая индикация, лучшая цена (но лучшая цена теперь - это цена Участника-2 из первого этапа, хотя во втором он не подавал предложение), свой рейтинг в конкурсе = 2

После подачи предложения во втором этапе Участник-3 видит страницу конкурса теперь так:

• доступны для просмотра все опции: цветовая индикация, лучшая цена (лучшая цена теперь - это цена Участника-2 из первого этапа, хотя во втором он не подавал предложение), свой рейтинг в конкурсе = 3
• количество участников в конкурсе=2 (Участник-1 и Участник-3):

Во втором этапе Участник-2 (не участвующий во втором этапе конкурса) видит страницу конкурса так:

• доступны для просмотра лучшая цена и рейтинг его предложения из первого этапа;
• цветовая индикация во втором этапе не доступна, т.к. Участник-2 не подал предложение во втором этапе;
• количество участников в конкурсе=2 (Участник-1 и Участник-3):

Особенности конкурентного листа многоэтапного конкурса

Тендерные предложения ко второму и последующим этапам также подаются участниками в стадии тендера «открыт ».

Обратите внимание, предложения из первого этапа конкурса включены в итоги второго этапа (на примере, ко второму этапу подали предложения две компании - это видно на стадии конкурса «открыт »:

При этом общее количество участников в конкурсе - три, т.е. предложение компании, участвовавшей только в первом этапе добавляется на стадии конкурса «на согласовании », попадает в общий конкурентный лист и рассматривается Организатором):

Пример конкурентного листа двухэтапного конкурса:
компании ТендерПро-2, Тест-3 подавали предложения к обоим этапам торгов;
компания Тест-4 - только к первому этапу;
в итоговом КЛ - предложения от всех трёх участников

В кризисные времена перед руководителями компаний стоит вопрос не только удержания наработанных баз клиентов, но и привлечение новых. Самый лучший способ – участие в тендерах и различных электронных аукционах и торгах. Разобраться новичку в этом вопросе поможет пошаговая подробная инструкция. В рамках статьи также будут даны ответы на такие часто возникающие вопросы, как что такое ЭЦП, как проводятся госзакупки, а также какие документы необходимо собрать, чтобы участвовать в проводимых конкурсах и тендерах.

Что необходимо знать о тендерах

Основы правового регулирования проведения тендеров закреплены в гражданском законодательстве, а также ФЗ № 44 от 05.04.2013 г. в случаях, когда в роли заказчика выступают государственные и муниципальные органы.

Несмотря на то что термин тендер прямо не закреплен в законодательстве, он успешно используется в бизнес-кругах. Под тендерами понимаются все возможные виды торгов, проводимые с целью закупки различных товаров, оказания определенного рода услуг и работ. В качестве заказчика выступает организация, осуществляющая закупки. К участникам тендеров относятся юридические лица любой организационной формы, а также физические лица и ИП, надлежащим образом зарегистрированные для участия в тендерах.

Для торгов, которые проводятся государственными органами, все требования, предъявляемые к участникам, сформулированы в законе. Если в качестве заказчика выступают коммерческие организации, то все требования формулируются в самом заказе.

Все действия, связанные с проведением тендера и исполнением в дальнейшем условий контракта, объединены единым термином – закупка. Независимо от объектов, в качестве которых могут товары, работы (например, ремонт дорог) или услуги (например, проведение детских утренников), она начинается с момента заключения и заканчивается лишь исполнением всех обязательств по контракту.

Виды тендеров и их отличия

В зависимости от категории заказчика все проводимые в России тендеры можно разделить на 2 основных вида:

• государственные – закупка товаров и услуг осуществляется для удовлетворения государственных нужд (заказчик — государственные органы), при этом её проведение основано исключительно на ФЗ 44;
• коммерческие – в роли основного заказчика выступают организации, которые производят закупку для собственных нужд. Такие тендеры проводятся по правилам, разработанным заказчиком самостоятельно. При этом, как показывает практика, в большинстве своем они также проводятся, основываясь на принципах и правилах, сформулированных в ФЗ 44 (хотя для них он необязателен).

В зависимости от способа определения поставщиков (исполнителей) законодатель выделяет:

1. Единственный исполнитель, как правило, при действующей монополии (например, перевозка ж/д транспортом).
2. Конкурентные – основанные на выборе поставщика среди 2-х и более. Данный способ включает:

• конкурсы – победитель выбирается среди исполнителей по лучшим предложениям и условиям;
• аукцион – победитель избирается исходя из меньшей цены, предложенной за контракт;
• запрос предложений;
• запрос котировок.

Конкурсы могут быть закрытыми или открытыми, с ограниченным участием либо в обязательном порядке состоять из 2-х этапов, а аукционы могут проводиться как в электронном виде (онлайн), как и закрытым способом.

Каждый из рассмотренных видов тендеров имеет свои цели и правила проведения. Выбор способа определения исполнителя зависит от волеизъявления заказчика, также учитывается объект и сумма закупки.

Совет. Участие в торгах лучше всего начинать с котировок, поскольку поставщик определяется исходя из предложенной цены. Данный способ предполагает минимум затрат и достаточно прост в освоении новичками.

Инструкция по участию в тендерах для новичков

Любая компания, постоянно участвующая в различных тендерах или торгах, как правило, в своем штате имеет отдельного сотрудника, специализирующегося на данном направлении. Это связано с тем, что сбор полного пакета документов, подготовка котировки и непосредственно поиск подходящего тендера занимает значительную часть времени. Помимо этого, существуют организации, деятельность которых связана только с подготовкой конкурсной документации для своих клиентов.

Анализ законодательства позволил определить порядок и принципы участия в тендерах и торгах как в случаях с государственным заказчиком, так и с заказчиком в лице коммерческой организации. Новичку в этом направлении удобнее будет использовать следующую пошаговую инструкцию:

Участие в торгах подразумевает не только знание законодательства о тендерах, но и умение защищать свои интересы. Поскольку решение заказчика в пользу определенного поставщика не является окончательным и может быть обжаловано в ФАС. В случае удовлетворения жалобы поставщик, занявший по итогам проведенных торгов, может быть признан нарушившим антимонопольное законодательство и в итоге победителем признается участник, занявший второе место.

Документы для участия в торгах и требования к ним

Сбор и надлежащее оформление документов не только позволяет заказчику изучить предложение потенциального контрагента и информацию о нем, но и поставщику увеличить шансы на заключение желанного контракта. Выбор поставщика осуществляется именно на основании предоставленных документов, поэтому их корректное заполнение – залог положительного решения по итогам тендера.

Законодатель для каждого из способов определения поставщиков предусматривает представление определенного пакета документов. Участие в открытом конкурсе возможно при предоставлении поставщиков следующих документов:

• содержащих информацию об исполнителе – это полный пакет учредительных документов, выписка из ЕГРЮЛ и ЕГРИП соответственно, полученная не позднее 1 месяца и документы, подтверждающие право конкретного сотрудника на их подачу;
• коммерческое предложение, содержащее сведения об объекте закупки и предлагаемых потенциальным поставщиком условиях;
• подтверждение качества поставляемых товаров, а также оказываемых услуг и работ, подтвержденное соответствующими сертификатами и иными документами (предоставляется по требованию заказчика);
• обеспечительные меры, которые могут быть выражены в перечислении определенной суммы на счет заказчика либо предоставлении банковской гарантии.

Внимание! При подаче заявки все документы должны быть пронумерованы и сшиты, обязательным условием является их заверение подписью и печатью уполномоченного лица.

Участие в электронных торгах предполагает немного иной порядок для подачи сведений и обусловлен он общими правилами проведения онлайн-аукционов. Все документы оформляются в электронном виде, а контракты подлежат заключению на специализированных онлайн площадках. Сама заявка состоит из 2 частей (ст. 66 ФЗ):

• содержит согласие исполнителя на поставку конкретного товара, оказание определенного вида услуги и может содержать рисунок или чертеж;
• содержит сведения об исполнителе, о поставляемых товарах либо оказываемых услугах.

Как принять участие в тендере: видео