Порядок в складском хозяйстве – действия аудитора. Логистический аудит Хочу пройти аудит для сеть нужен склад

Ырысбек Ташбаев, к. т. н., заместитель генерального директора по развитию Института исследования товародвижения и конъюнктуры оптового рынка (ИТКОР)

Отлаженная система логистики на современном предприятии предполагает наличие квалифицированного и компетентного персонала, современного складского и транспортного оборудования, высокопроизводительных технологий. К сожалению, еще не все предприятия готовы к осуществлению системных проектов в области логистики. Причиной этого могут быть недостатки в организации работы компании, неотрегулированная система управления, неподготовленность персонала. Кроме того, консультанты по логистике обычно предлагают решения в тех функциональных областях, в которых они компетентны, не уделяя внимания системным проблемам предприятия. Все это в комплексе вынуждает компании обращаться к независимым экспертам с просьбой о проведении логистического аудита.

Логистический аудит в большей степени востребован на промышленных предприятиях, где задействованы все логистические функции в комплексе, включая закупки, производство и сбыт продукции; имеет смысл проводить его также в торговле. Результаты аудита могут быть полезны для фирм, предлагающих информационные и консалтинговые решения в области логистики, для складских операторов и экспедиторских компаний.

Что же подразумевается под логистическим аудитом и в чем его отличие от «привычной» бухгалтерской проверки? Согласно существующим определениям, «аудит – системный процесс получения и оценки объективных данных об экономических действиях и событиях, устанавливающий уровень их соответствия установленному критерию и представляющий результаты заинтересованным пользователям». Синонимами этого термина являются слова «исследование», «диагностика», «изучение». Следовательно, под логистическим аудитом можно понимать проводимую независимой стороной оценку всех аспектов цепи поставок компании, определение «сильных» и «слабых» сторон логистической системы предприятия, отслеживание тенденций, влияющих на их формирование, проведение анализа случаев неэффективного использования ресурсов, определение уровня конкурентоспособности логистической системы предприятия.

Ключевой принцип логистического аудита – продвижение от общего к частному: от глобальных целей и показателей операционной работы к причинам низкой эффективности, производительности и упущенных возможностей и только после этого – к детальному исследованию выбранных сфер деятельности предприятия.

В соответствии с этим принципом, например, локальная оптимизация склада или транспортной системы не проводится на этапах сбыта продукции или закупок – такие решения принимают только исходя из системного видения всей цепочки поставок. Для проведения логистического аудита на предприятии создается команда, в которую включают представителей как служб логистики, так и других функциональных подразделений (финансы и бухгалтерия, контроль, маркетинг и продажи, производство и закупки, информационные технологии), а также сторонних экспертов. Чрезвычайно важен профессиональный уровень привлекаемых специалистов. Они не обязательно должны быть знатоками специфики конкретного бизнеса, но, по крайней мере, должны быть компетентны в области теории и практики логистики и управления цепями поставок. Это позволит выявить резервы и скрытый потенциал, имеющийся на предприятии, и дать объективную оценку уровня его логистического менеджмента.

На предварительном этапе команда в течение 2…3 дней изучает области продаж (розничные и оптовые клиенты), складирования (склады сырья и материалов, готовой продукции), производства. Затем в течение недели эксперты обрабатывают результаты аудита и готовят перечень рекомендаций (точнее, круг вопросов), подлежащих аудиту. Совместно со специалистами предприятия приглашенные эксперты формулируют вопросы, которые ложатся в основу интервью, анкет, вопросников, и составляют перечень показателей, по которым оцениваются логистические функции. Для этого они отбирают из различных существующих моделей (таких, как SCOR, или др.) показатели, которые наиболее применимы на этом предприятии. На предварительном этапе важно установить контакты между членами команды по проведению аудита и собственниками бизнеса: для предприятия вопросы, связанные с логистикой, являются расходной составляющей, и важно, чтобы владельцы ясно видели, какие выгоды они получат от внедрения отлаженной логистической системы.

По окончании предварительного этапа можно переходить непосредственно к процедуре логистического аудита, который по форме можно разделить на внешний и внутренний. Есть разные мнения о том, какому из этих подходов следует отдать предпочтение на начальном этапе, но при работе с неформализованной структурой внутренней логистики более логичным будет проведение аудита внутри предприятия.

Процедура внутреннего аудита включает:

Интервью с представителями функциональных направлений по вопросам, имеющим отношение к логистике (транспорт, склады, запасы, поставки, система управления, мотивация);

Обработку выборки документов предприятия (первичная документация, различные файлы, отчеты как внутренние, так и внешние);

Сбор данных по договорам для проведения статистического анализа и точного описания работы существующей логистической системы.

Важно, чтобы основные предложения по плану мероприятий, решения и идеи исходили от тех членов команды логистического аудита, которые представляют предприятие-заказчика. В ходе проводимого системного анализа выстраивается система операционных показателей, которые можно разделить на четыре группы:

• показатели эффективности обслуживания клиентов (внутренних и внешних клиентов) и оценки качества сервиса;
• показатели, связанные с затратами на выполнение логистических функций (затраты на закупки, поставки, транспорт, склады, складирование, запасы). При анализе затрат проводят расчет «затраты–выгоды» – имеются в виду выгоды, получаемые клиентами от реализации тех или иных решений;
• показатели использования активов (складские сооружения, собственный парк подвижного состава). Составляющие инфраструктуры с расширением масштабов бизнеса и географии операций начинают все больше сказываться на себестоимости продукции для производственных предприятий и товаров для торговых фирм;
• показатели бенчмаркинга – изучение лучшего в практике конкурентов заказчика в областях, касающихся логистики.

Имея на руках результаты внутреннего аудита, команда может переходить к аудиту внешнему, в процессе которого изучают ожидания и требования клиентов с целью определения показателей работы компании, рассматривают приемы, используемые конкурентами, а также уровни требуемого обслуживания. Проводится внешний аудит в виде почтовой рассылки анкет, выборочных собеседований с клиентами (представителями различных обслуживаемых сегментов рынка, покупателями с разным объемом закупок и из разных географических мест). Типовые вопросники и анкеты адаптируются под каждое предприятие; при этом опрашиваются обычно как руководители компании и отдельных подразделений, так и конкретные специалисты. Анкеты выполняют несколько функций: они служат в качестве источника получения структурированной информации о логистической системе компании и средства привлечения внимания специалистов к ключевым вопросам функционирования этой системы. При обработке анкет основное внимание обращают на качество обслуживания клиентов, анализ причин и следствий по разным видам издержек.

Результаты внешнего аудита позволяют группе по проведению логистического аудита сформулировать рекомендации в отношении будущей стратегии компании и указать изменения, которые требуется провести в действующей операционной системе логистики, описать рекомендованную стратегию разработки эффективной и производительной системы логистики.

В качестве примера предлагаю рассмотреть, как проводился логистический аудит в холдинге, имеющем в своем составе промышленные предприятия по производству яиц, торговый дом и управляющую компанию. Для опросов, интервью и других вспомогательных видов деятельности во время аудита привлекались студенты и преподавательский состав вузов, расположенных в том же городе, что и холдинг. Это, по нашему мнению, принципиальный момент – такой шаг позволит решить проблему подготовки системных аналитиков в области логистики, с тем чтобы в дальнейшем они могли занять должности координаторов или логистов на предприятиях.

В ходе проведения аудита было выявлено, что на каждом из предприятий есть специалисты, отвечающие за склады, закупки, финансы, бухгалтерию. Управляющая компания осуществляет общий контроль, координирует операции, управляет инвестициями. Весь логистический процесс разбивался на отдельные подпроцессы: закупок и поставок сырья для первого предприятия, поставок и отгрузок продукции/полуфабриката от первого предприятия последующим, отгрузки продукции от этих предприятий торговому дому, который осуществлял отгрузку и доставку продукции до покупателя и прямые отгрузки другим оптовым компаниям. Основные проблемы в холдинге возникали на стыке подразделений и предприятий; зачастую имело место дублирование функций, обязанностей. Не всегда была в наличии информационная система, консолидирующая сведения, которые поступали от подразделений на разных этапах логистического процесса.

Исследованию и анализу подверглись следующие виды деятельности холдинга:

1. Обслуживание клиентов.

2. Транспортировка.

3. Складирование.

4. Управление запасами.

5. Планирование операций.

6. Продажи и маркетинг.

7. Финансы и бухгалтерия.

8. Закупки.

9. Общий менеджмент.

Целью работ стало выявление проблем, «узких» мест и резервов совершенствования логистической системы, повышение эффективности и производительности системы логистического обеспечения снабженческо-производственно-сбытовой деятельности холдинга.
Что же посоветовали сделать специалисты для улучшения логистики на этом предприятии? Поскольку перечень всех рекомендаций был довольно большим, рассмотрим лишь первые четыре позиции, более всего связанные с логистикой.

В области обслуживания клиентов

Разработка системы обслуживания клиентов. Разработка классификации клиентов на основе анализа существующих клиентов, процедур работы с клиентами, условий стандартизации и формализации работы с клиентами.

Анализ приоритетности работы с клиентами.

Анализ требований клиентов по разным параметрам.

Разработка стандартов обслуживания, включая обоснование уровней обслуживания клиентов.

Анализ и обоснование структуры добавленной стоимости для внутренних и внешних клиентов.

Расчет показателей эффективности и производительности обслуживания клиентов.

В области транспортировки

Анализ условий для внедрения системы управления транспортом.

Анализ возможностей сокращения числа перегрузок.

Анализ существующих процедур развоза яиц.

Анализ мер по исключению нерациональных перевозок.

Анализ существующей структуры транспортных средств (устаревший парк подвижного состава).

Анализ показателей использования парка подвижного состава.

Анализ условий для введения системы мотивации водителей.

Анализ существующих процедур найма внешнего транспорта.

Разработка системы управления транспортными затратами.

Расчет показателей эффективности и производительности транспортировки.

В области складирования

Разработка системы управления складированием.

Анализ условий хранения яиц на складах.

Анализ процедуры отгрузки продукции со складов птицефабрик в Москву.

Анализ пропускной способности складов и птицефабрик при комбикормовом производстве.

Анализ технологических процессов на складах сырья и готовой продукции.

Анализ задержек и простоев при разгрузке (погрузке) на складах.

Анализ «затраты–выгоды» наличия склада распределительного центра в городе.

Анализ процессов доставки свежих яиц с фабрик на склад распределительного центра.

Разработка мероприятий по поддержанию на складах оптимальной температуры.

Расчет показателей эффективности и производительности складирования.

В области управления запасами

Разработка системы управления запасами.

Анализ сбоев в сроках поставок.

Анализ процедуры прогнозирования цен на зерно.

Анализ работы с производителями.

Анализ порядка заключения и продления договоров.

Анализ процедуры выделения денег на закупки.

Анализ стратегических запасов.

Разработка процедуры расчета и обоснования размеров и структуры запасов на всех этапах цепочки поставок (от розницы до закупок сырья).

Разработка процедуры расчета страхового запаса.

Расчет показателей эффективности и производительности системы управления запасами.

Аудит склада поможет Вам оценить эффективность работы складской системы, ее составляющих и многих логистических процессов. Найти возможные способы оптимизации рабочих процессов и сокращения складкой площади.

Компания ГИКОМ проведет аудит Вашего склада и даст список рекомендаций по улучшению работы.

Необходимые данные для аудита:

1. Анкета складской логистики - как есть и прогноз на 3-5 лет (или % роста)
2. Планировка склада с размерами
3. Перечень ограничений - максимальное количество поступлений на склад, максимальная производительность каждой линии, максимальный и минимальный объем и масса одного SKU и т.д.
4. Фотографии текущего склада - по внешнему периметру и внутри

Технология проведения аудита склада:

• Анализ текущей внутрискладской логистики
• Анализ складских процессов
• Аудит системы управления складом
• Определение структуры грузопотоков
• Аудит эффективности хранения продукции на стеллажах
• Анализ топологии расположения оборудования на складе и производстве
• Выявление "узких мест" - "точек роста", оптимизация которых позволит увеличить количество принимаемого и отгружаемого товара, емкость хранения, в зависимости от задач вашего склада и производства.

Логистический аудит рассматривается как обязательный этап, предваряющий внедрение WMS - системы. Результаты обследований и рекомендации специалистов помогают найти наилучшее решение для хранения товаров, оптимизировать выполнение складских операций, загрузку и количество персонала и т.д. Другими словами, логистический аудит способствует пониманию того, что нужно сделать на складе, что бы привезти его в порядок перед автоматизацией.

7. Должны ли эти операции осуществляться на приемке?

8. Должна ли маркировка «съедать» площадь приемки?

Вопросов может быть и больше, это зависит от специфики склада. Главное, чтобы сам аудит был управляемым, и на его основе можно было бы принимать управленческие решения. А для этого рабочие процессы (и конкретно приемка) должны быть описаны; если нет описания, то это значит, что они стихийные и нет объекта аудита.

Требования измеримости

Без измеримых показателей проводить аудит бессмысленно. Некоторые параметры можно узнать с помощью измерительных приборов, например время разгрузки. Производственные нормировщики всегда работали с такими показателями.

Часть физических параметров вычисляемые, например площадь, занимаемая паллетами при приемке. Ее нельзя измерить непосредственно, но несложно посчитать, умножив площадь паллет на их количество. Некоторые показатели статистические, для них необходимо обобщать большие массивы информации, в частности процент брака. Наконец, некоторые показатели могут быть основаны на экспертных оценках, например по десятибалльной шкале. Таким образом, измеримым может быть практически все, как только «изобретена» методика измерения. Физические величины более подходят для измерения производительности процесса и его ограничений, для управления качеством их необходимо будет преобразовать. Экспертные оценки, наоборот, больше относятся к качеству, чем к производительности. На основе измеримых параметров мы формируем KPI (Key Performance Indicators), то есть ключевые показатели эффективности.

Подходы к формированию KPI

В набор KPI должны входить только те показатели, которые относятся непосредственно к процессам приемки. Например, не имеет смысла включать туда оборот склада, так как он является внешним фактором (с точки зрения совершенствования существующих процессов) по отношению к складу. Осторожно следует подходить и к KPI, используемым для мотивации сотрудников. Это дополнительная обратная связь в системе процессов предприятия, поэтому она может влиять на сами процессы, и не всегда предсказуемо. Аудит процесса должен учитывать такое возможное влияние, но лучше оставить эти показатели вне поля рассмотрения, для более оперативной работы. Объем набора показателей зависит от ресурсов, выделяемых на аудит, и технологических возможностей. Например, при наличии информационной системы статистику можно извлечь из базы данных, а при отсутствии – придется «лопатить» гору документов.

Еще стоит заранее продумать возможные мероприятия, вытекающие из аудита. Они определяются возможностями воздействия на процесс, например бюджетом. Собирать и анализировать информацию необходимо только для конкретных целей, для дальнейших управленческих решений. В моей практике был случай, когда кадровая служба предложила собирать статистику отработанных каждым сотрудником часов. На вопрос руководителей отделов, будем ли мы платить сверхурочные, оптимизировать штатное расписание или делать что-то еще, руководитель службы персонала ответил, что не знает – надо сначала собрать статистику. Не надо такой статистики! Информация должна вызывать управленческие воздействия и извлекаться только с этой целью. Иначе это пустая трата времени.

Примеры разработки KPI

Приведем примеры KPI, которые можно использовать при аудите приемки. Средняя величина грузопотока в краткосрочном периоде является константой. Суточные и недельные циклы приблизительно одинаковы. Можно определить в процессе аудита величину входящего потока в тоннах, кубометрах, грузовых единицах или штуках за период. Можно определить и среднюю величину партий поставок. Это еще не KPI, тем более что склад на это не влияет. А вот максимальный входящий поток, пропускная способность приемки определяется тем, как организован процесс. Но и это еще не показатель процесса, а ограничение системы. Его можно определить в процессе аудита. Достаточно зафиксировать факты переполнения склада и определить поток приемки в эти периоды.

Первым KPI может быть резерв мощности операции приемки, который определяется как отношение разности между максимальным входящим потоком и текущим или средним входящим потоком к максимальному входящему потоку. Соответственно получим средний и текущий резерв мощности. Эта формула выглядит так: R = (P max - P т(cp)) / P max , где R – резерв, P maх – максимальный поток, P т(ср) – текущий (или средний) поток. Если резервы минимальны, то результатом аудита должны быть мероприятия к увеличению максимальной пропускной способности. А если резервы достаточны, то средний резерв мощности можно принять за стандарт, определить допуски, в пределах которых должен находиться текущий поток, и поручить персоналу, планирующему процессы приемки, управляющему ими и в определенной мере осуществляющими их, оперативное отслеживание и такое воздействие на процесс, которое держало бы его в допусках.

Нас может интересовать также время простоя транспорта под разгрузку. С утилитарной точки зрения нас интересует даже не оно, а суммы штрафов за простой. Поэтому вторым KPI может быть именно эта сумма, в рублях. Она определяется для каждого класса подвижного состава индивидуально (в пределе для каждой единицы, но сначала надо решить хотя бы для класса). Простой еврофуры, естественно, обходится дороже, чем простой «Газели». В результате аудита измеряется данный KPI и планируются разовые или постоянные мероприятия для снижения его до нуля.

Еще несколько KPI может быть связано с транспортом. Например, качество укладки товара. Это тоже внешний по отношению к складу процесс, включать его в набор можно, если только мероприятия по работе с поставщиком к чему-нибудь приведут, иначе смысл таких показателей невелик. Хотя с другой точки зрения, это влияет на качество наших процессов, а их мы можем совершенствовать. Недостаточно делить доставку на паллетированную и в навал. Паллеты могут быть сложены правильно и кое-как. У паллет может быть упаковочный лист, АSN, штрих-код, а может и не быть. Коробки в навал могут быть уложены аккуратно и последовательно по артикулам, а могут быть хаотично свалены. Все эти варианты должны быть разделены, определена их доля в общей совокупности, методика и нормы обработки.

Количественные KPI – показатели производительности, безусловно, влияют на качество, и на каждом складе можно определить их разумный набор при проведении аудита. Перейдем к качественным. Не секрет, что на многих складах приходится вскрывать упаковки и производить еще и внутритарный контроль. Это, с одной стороны, требует определенных трудозатрат (еще один KPI), а с другой – при пропуске несоответствия это вернется к вам бумерангом уже от вашего клиента. Поэтому необходимо ввести два показателя: процент несоответствия, получаемый от поставщика, и процент несоответствия, обнаруженный потребителем. Свести их к одному не получится, нам интересны оба аспекта, и мероприятия по ним будут разные. Процент рекламаций также необходимо разделить по месту возникновения брака: сделал ли ошибку ваш склад (и кто, приемка? или ошибка сделана позднее?) или ошибка вашего поставщика пропущена приемкой.

Полезно также проследить связь рекламаций с пиковыми нагрузками и вообще с резервом мощности. Предположительно, количество ошибок будет больше при большой загрузке персонала приемки, и, как это ни парадоксально, в периоды, когда загрузка близка к нулю. Качество требует тонуса и ритма, и перегрузки и недозагруженность одинаково снижают его.

На приемке могут быть еще вспомогательные операции, такие как контроль качества, маркировка товара, стикерование, сортировка по зонам хранения, взвешивание. Обязательно необходимо определить их долю в процессе и качество при проведении аудита.

Применение KPI и разработка мероприятий

Установив факты и получив цифры, необходимо переходить к разработке и реализации мероприятий по совершенствованию процесса, ведь аудит проводится с целью формирования воздействия на процессы системы. Большинство мероприятий подразумевались уже на этапе планирования аудита и теперь должны найти свое воплощение в реальности. Мероприятия можно разделить на несколько категорий по месту воздействия:

1. Внешние по отношению к бизнесу. Бизнес – это открытая система, поэтому необходимо оказывать влияние на внешний мир (в нашем случае это поставщики и перевозчики).

2. Внешние по отношению к складу. В бизнесе все взаимосвязано, склад обслуживает товарные потоки бизнеса, и работа склада зависит от других процессов предприятия.

3. Внешние по отношению к приемке. Например, смежная операция – размещение товара в зонах хранения. Если мощность этой операции меньше, чем у приемки, может возникать затоваривание зоны приемки.

4. Внутренние, касающиеся операций приемки.

По временному интервалу все эти мероприятия можно разделить на единоразовые, циклические и постоянные, а по уровню управления – на оперативные и стратегические. Мероприятия (по всем их категориям) для увеличения пропускной способности могут выглядеть так.

Единоразовые:

1. Внешние к бизнесу:

а) переход на доставку всех товаров на европаллетах, что сокращает процесс разгрузки/загрузки автомобиля в 1,5 – 2 раза;

б) создание требований к поставщику по укладке товара.

2. Внешние к складу:

а) перераспределение задач по конфликтным поставкам между отделом закупки и складом.

3. Внешние к приемке:

а) увеличение зоны приемки за счет зоны отгрузки.

4. Внутренние:

а) разделение операций разгрузки, маркировки, приемки и оформления документов;

б) организация работы в несколько смен, с учетом пиковых нагрузок;

в) организация буфер-накопителя для маркировки товара.

Циклические:

1. Внешние к бизнесу:

а) аттестации поставщиков.

2. Внешние к складу:

а) регулярные совещания в масштабах предприятия по вопросам качества с участием руководителей приемки.

3. Внешние к приемке:

а) регулярный мониторинг начальником склада претензий по ошибкам склада.

4. Внутренние:

а) перераспределение персонала по бригадам с целью передачи опыта;

б) программы обучения и переподготовки;

в) контрольные измерения времени операций;

г) анализ занимаемой товаром площади приемки, ее оптимизация.

Постоянные:

Внутренние:

а) измерение KPI, которые после проведения аудита признаны неудовлетворительными;

б) контроль грузчиков на алкогольную интоксикацию;

в) безусловное следование должностным инструкциям;

г) наставничество. ■

Историю развития такой категории, как аудит, многие авторы рассматривают по-разному. Соответствующая дефиниция в переводе с латинского трактуется как «слушание» и используется на практике для определения проверки. Так, под аудитом принято понимать проверку, осуществляемую независимым экспертом, направленную на определенную деятельность или явление. Именно поэтому различают технический, операционный, экологический, а также логистический аудит, который рассматривается в данной статье. Что подразумевается под представленной категорией? Чем она отличается от других? Какие существуют виды логистического аудита? На эти и иные не менее важные вопросы можно отыскать ответы в процессе прочтения нашей статьи.

Понятие и организация логистического аудита

Сегодня наряду с понятиями финансового, бухгалтерского, технического и иных разновидностей аудита немаловажную позицию занимает логистический аудит. В первую очередь его действие направлено на сокращение издержек логистического характера и повышение эффективности хозяйственной деятельности предприятия в целом.

Под логистическим аудитом следует понимать комплексную проверку эффективности работы подсистем логистики. Роль логистического аудита при выборе логистической стратегии заключается в выявлении «проблемных участков». Так, в процессе процедуры формируется дерево связей между ними, носящих причинно-следственный характер. Кроме того, производится масштабный экономический расчет в отношении продаж, применения площадей и управления запасами. Организация логистического аудита и этапы проведения относятся непосредственно к следующим видам проверок:

• Аудит закупок, то есть материально-технического снабжения.
• Аудит планирования по схеме «продажи - производство - закупки».
• Аудит логистических затрат на складирование, комплектацию, хранение и перемещение товарной продукции.
• Аудит распределения товарной продукции в соответствии с цепочкой поставок.

Результаты логистического аудита

Помимо организационного вопроса, в теоретические основы системы логистического аудита включается и результат процедуры в виде отчета, содержащего следующие сведения:

• Оценка действительного состояния в отношении логистической системы предприятия.
• Перечень технических, информационных, организационных и технологических рекомендаций по улучшению всех логистических подсистем.
• Оценка необходимости определенных изменений.
• Предварительная (потенциальная) окупаемость инвестиций.

Результаты, которые оглашаются после проведения такой процедуры, как аудит логистических систем, обычно говорят от уместности тех или иных проектов, связанных со следующими пунктами:

• Разработка стратегии в плане логистической составляющей структуры.
• Реинжиниринг (проектирование) системы или же подсистемы логистики. Ярким примером последней может служить проектирование комплекса складского характера.
• Формирование системы, связанной с регламентацией логистических бизнес-процессов.

Логистический аудит и основной его принцип

Ключевым принципом логистического аудита является развивающееся движение от общего к частному. Иными словами, процедура начинается с проверки целей деятельности структуры глобальной направленности и заканчивается причинами упущенных возможностей, низкой производительности, а также низкой эффективности. После проработки вопросов общего характера логистический аудит предприятия предполагает проведение детального исследования логистических функциональных областей в компании.

Так, в соответствии с приведенным выше принципом осуществляется изучение текущих стратегий предприятия, способных в полной мере повлиять на организацию в плане движения потоков материальной природы. Для этого в любом случае необходим анализ корпоративной миссии, а также производственной, маркетинговой и закупочной стратегии фирмы. Аудит логистических систем своим заключительным шагом содержит формирование базы данных. Так, ее можно применить для оценки деятельности этих систем на предприятии.

Для реализации рассматриваемой в статье процедуры создается команда, включающая представителей логистической службы и иных функциональных подразделений компании (бухгалтерия и финансы, продажи и маркетинг, закупки и производство, информационная служба и так далее). Важно дополнить, что, к примеру, логистический аудит транспортной системы предприятия проводится в присутствии сторонних экспертов. Кроме того, для реализации процедуры нередко привлекают студентов специализированных высших учебных заведений. Данный ход, несомненно, целесообразен, ведь начинающим специалистам, так или иначе, нужна практическая база для достижения поставленных в профессиональном плане целей.

Этапы составления отраслей логистического аудита

Современные ученые различают несколько этапов логистического аудита, среди которых предварительный, основной и, соответственно, заключительный. Для начала целесообразным будет рассмотреть предварительный этап логистического аудита.

Так, на протяжении первых двух-трех дней специалисты изучают функциональные области производства, снабжения, реализации и сбыта товарной продукции. Затем на протяжении недели логистические эксперты осуществляют обработку результатов исследований, а также подготовку перечня логистических функций, которые, так или иначе, подлежат тщательной проверке. Логистический аудит своей заключительной строкой на данном этапе содержит формулировку вопросов для анкет и интервью, а также составление перечня показателей, в соответствии с которыми будет производиться оценка логистических функций.

Основной этап логистического аудита

Для начала необходимо отметить, что основной этап столь масштабной процедуры классифицируется на внутренний и внешний аудит. В данной главе рассмотрен аудит логистических затрат на примере предприятия промышленности и его основной этап. Начальной точкой внутреннего аудита считается интервью с руководителем предприятия. После этого логистический аудит производится в соответствии со следующими направлениями:

• Первое направление подразумевает опрос сотрудников функциональных подразделений компании по вопросам, которые, так или иначе, имеют отношение к логистике (сбыт, склады, транспорт).
• Второе направление предполагает работу с выборкой документации предприятия.
• Третье направление говорит о сборе сведений в соответствии с договорами поставки для осуществления статистического анализа продаж и закупок товарной продукции.

В процессе производимого внутреннего логистического аудита применяется система показателей, которые классифицируются на следующие группы:

• Первая группа содержит показатели обслуживания внешних и внутренних потребителей, а также оценку качественных характеристик сервиса, куда необходимо отнести способность принципиально изменять особенности заказов в соответствии с запросами клиентов, время исполнения заказов, а также стабильность в отношении данного времени.
• Во вторую группу включены показатели, которые связаны непосредственно с затратами денежных средств на осуществление логистических операций и процедур. В процессе анализа затрат производят оценку соотношения «затраты - выгоды». Здесь подразумеваются те выгоды, которые получают клиенты от принятия и дальнейшей реализации определенных решений в компании.
• Третья группа насчитывает несколько показателей применения собственного парка транспортных средств (подвижного состава) или складских сооружений, среди которых коэффициент применения грузоподъемности ТС, коэффициент применения складского объема и так далее.

Внешний аудит

Как выяснилось, основной этап рассматриваемой в статье процедуры содержит такие виды логистического аудита, как внутренний и внешний. В данной главе целесообразным будет ознакомиться с последним. Важно отметить, что имеет смысл ставить начальную точку внешнему аудиту только тогда, когда процедура внутреннего аудита гарантированно пройдена. Так, на данной стадии осуществляется изучение ожиданий и требований клиентуры для того, чтобы определить оптимальные показатели деятельности предприятия; рассмотрение приемов, применяемых конкурентами; оценка уровня обслуживания потребителей материального потока и так далее.

Необходимо отметить, что внешний логистический аудит производится в виде рассылки специально подготовленных анкет или выборочных собеседований непосредственно с представителями обслуживаемых компаний, а также покупателями из различных мест в географическим плане или с различным объемом закупок. Важно дополнить, что типовые анкеты в обязательном порядке адаптируются совершенно под каждую проверяемую структуру. Кроме того, опрашиваются, как правило, не только руководители компании или отдельных ее подразделений, но и конкретные сотрудники в соответствии с их сферой деятельности.

Таким образом, по результатам внешнего аудита можно сформировать конкретные рекомендации для структуры и указать те изменения, которые необходимо осуществить в актуальной на момент проверки логистической системе.

Заключительный этап

После того как основной этап логистического аудита произведен, необходимо осуществить подготовку следующих аналитических отчетов:

• Первый отчет, разработанный в соответствии с анализом номенклатуры запасов, содержит в себе сведения по поводу ассортимента сырья и товарной продукции, запасов по группам, категорий или позиций, оценки оборачиваемости позиций по номенклатуре.
• Второй отчет содержит анализ движения денежных потоков в компании, а также за ее пределами. Например, детализированная характеристика движения денежного потока по складу в общем и объем денежных потоков в соответствии с каждой логистической операцией в отдельности. Важно отметить, что на отрезках линии, находящейся между складскими зонами, также важно указать величину денежного потока. Полученные результаты применяются для того, чтобы определить число грузчиков и транспортных средств внутрискладского назначения.
• Третий отчет посвящается оснащению предприятия ресурсами. Так, соответствующие сведения включают классификацию и характеристику погрузочно-разгрузочной техники. Основной целью описания является не что иное, как оценка актуальной для предприятия материально-технической базы.

Обобщение сведений

Как выяснилось, логистический аудит осуществляется в целях выявления недочетов в логистической системе структуры. После определения «узких мест (участков с повышенным риском), так или иначе, логистическими экспертами производится разработка рекомендаций для исправления обозначенных проблем. Безусловно, данные рекомендации в последующем используются для повышения уровня обслуживания существующих клиентов, нахождения новых, а также для совершенствования управления денежными потоками.

Пример логистического аудита

В данной главе целесообразным будет рассмотреть процедуру логистического аудита на конкретном примере. Аудит склада - не что иное, как поиск методов улучшения деятельности склада в пределах экспресс-исследования складских процессов и ресурсов. Приведенное мероприятие может осуществляться как разово, так и на постоянной основе. Как отмечалось выше, логистический аудит, главным образом, нацелен на выявление недочетов в организации склада, а также в его работе. Кроме того, в данном случае уместно создание тех или иных предложений по устранению найденных недостатков. Частной задачей рассматриваемой в статье процедуры зачастую является обоснование того, что склад необходимо автоматизировать.

Нередко логистический аудит считают обязательным этапом, предваряющим внедрение WMS-системы. Так, результаты исследований и соответствующие рекомендации логистических экспертов позволяют отыскать наиболее оптимальные варианты в плане хранения товарной продукции, а также оптимизировать реализацию складских операций, количество сотрудников, загрузку и так далее. Иными словами, логистический аудит, так или иначе, способствует осознанию того, что необходимо сделать на складе для приведения его в абсолютный порядок перед автоматизацией.

Логистический аудит на практике

Логистический аудит склада включает в себя следующие операции:

• Анализ в отношении инфраструктуры.
• Анализ технического процесса.
• Анализ актуальных документов.
• Анализ компьютерных и информационных систем.
• Разработка предложений и рекомендаций по улучшению ситуации.
• Расчет в плане технико-экономического обоснования внедрения WMS-системы.

В процессе произведения логистического аудита складского помещения применяются следующие инструменты:

• Интервьюирование сотрудников предприятия.
• Наблюдение за рабочим процессом на складе.
• Анализ актуальной документации, среди которой рабочие инструкции, технологические карты, планировки и так далее.

Результатами логистического аудита на складе являются следующие пункты:

• Список актуальных для предприятия проблем.
• Рекомендации по решению существующих проблем.
• Обоснование необходимости внедрения автоматизированной системы.

В текущей рыночной ситуации многие собственники и руководители компаний обращаются в компанию с просьбой дать рекомендации, подсказать или помочь с повышением эффективности складской логистики. Действительно, наши консультанты с 2004 помогают своим клиентам находить «узкие места» логистики и разрабатывают уникальные логистические решения, которые способствуют созданию конкурентных преимуществ, и помогают наладить логистический сервис.

Поэтому, мы решили рассказать о том, как возможно повысить уровень эффективности складской логистики на примере, одного из клиентов, история развития которого показательна и типична..

Крупная торговая компания, развивалась на протяжении последних 15 лет разными темпами: сначала арендовала склад, площадью 1000м2, затем по мере роста продаж и остатков – росла и аренда, в настоящий момент это 3 складских комплекса в аренде по 1500-1000м2 расположенные рядом, а также 2 складских бокса по 150м2 арендованы отдельно для хранения сезонного товара, плюс на аутсорсинге до 500 паллетомест в зависимости от поставок контейнеров.

Собственник компании имел до кризиса потребительского спроса достаточно высокую маржу на товар, видел потери в логистике в районе 2-4% от оборота, но «закрывал на них глаза», поскольку было практически удвоение компании каждые 2 года..

Рыночная ситуация изменилась с 2014 года, и пришлось «засучив рукава» – «резать косты»: в 2015 был оптимизирован персонал, офис, операционные расходы… Однажды побывав на своих складах собственник понял, что нужно разобраться и закрыть пару складов, распродав неликвиды. «Как сказано – так и сделано» - быстро распродали неликвиды, оптимизировали и пересмотрели остатки, освободили пару складов, отказались от ответственного хранения, сократили часть складского персонала, докупили стеллажей и 2 погрузчика для ускорения отгрузки… Логистические затраты сократились, и вроде бы положение нормализовалось.

Однако спустя год – отдел продаж нашел интересную нишу, попробовали тестовые продажи, и поняли, что нужно срочно развивать направление, заключили выгодный контракт на поставку 30 контейнеров с товаром из Тайваня, все бы хорошо, но вспомнили, что склады то «оптимизированы», и места для хранения прибывающих контейнеров нет?

Перед собственником встал извечный вопрос - что делать? Опять искать ответхранение, или арендовать склад рядом на годик, набирать новый персонал.. При этом имеющийся персонал недозагружен, новый ассортимент требуется 30% текущих клиентов и должен быть скомплектован в одну машину, это значит, что добавится еще одна перевозка товаров с нового склада на текущий (где и так есть одна перевозка), а это еще потеря 1 дня, и не факт, что привезут то, что надо, не разобьют по дороге или не украдут, потеряют.. При этом после запуска этого направления сразу активизируются конкуренты, которые быстрее смогут отгружать товар в том числе в сети, и прибыль направления начнет съедать логистика, плюс возможная курсовая разница – везти 5 контейнеров или сразу 10? И опять цикл – где размещать, замкнутый круг..

Знакомая ситуация?! Мы очень много встречали компаний, собственники которых понимают, как нужно инвестировать средства: в развитие новых направлений, открытие производства, расширение автопарка, но почему-то, про складскую логистики вспоминают в последнюю очередь?

В результате собственник решил обратиться к консультантам Bestlog – логистический консалтинг за помощью в решении данной задачи. Для оценки ситуации не обязательно выезжать к клиенту – иногда достаточно бывает следующих документов:

• генеральный план с посадкой склада и стеллажами (в автокаде);
• ГПЗУ, топосьемка с сетями
• заполненная анкета по товарным потокам склада «как есть»;
• фотографии склада по периметру в внутри;
• структура склада, регламенты работы склада, ДИ, РИ, положение о мотивации склада
• бюджет логистики за текущий год,
• доступ в ERP систему для оценки складского учета (по приходам, внутренним перемещениям, инвентаризации, отгрузке, оборотной ведомости, справочникам)