Научная электронная библиотека. Понятие «контроль» и его сущность Понятие контроля виды контроля процесс контроля

Контроль является широко распространенным явлением в жизни общества. Он переплетается с другими процессами, поэтому его важная роль в управлении финансово-хозяйственной деятельностью не всегда заметна. Для понимания роли контроля в системе деятельности предприятия необходим анализ этой функции управления.

Контроль – одно из важных средств получения информации о том, какие процессы происходят в обществе в целом, отдельных его частях, различных сферах общественной жизни (экономической, политической, духовной), о соответствии поведения граждан правовым и общественным нормам. Контроль дает возможность своевременно обнаруживать и устранять недостатки и нарушения, судить о правильности и эффективности принимаемых решений. Он способствует поддержанию дисциплины и порядка, соблюдению законности, усилению охраны прав и свобод граждан.

Слово контроль происходит от латинского «контра ротулюс», от которого затем образовалось французское словосочетание «контр роль», что означает сопоставление или противопоставление должного, заранее установленного (изменение с целью восстановления). В словарях и энциклопедиях контроль определяется как проверка чего-либо; проверка правильности тех или иных действий в области производства и управления; наблюдение с целью проверки; учреждение или тот, кто занимается проверкой отчетности, деятельности какого-либо другого учреждения или ответственного лица.

Однако понятие «контроль» выходит за пределы понятия «контролирование (проверка) как вид административной деятельности». Оно охватывает собой и активную деятельность менеджера – управление. В процессе контроля менеджер не столько отдает приказы сотрудникам, сколько оценивает успешность выполнения намеченных организацией планов и удовлетворение потребностей внутренней и внешней среды.

Слово «контроль» первоначально использовалось в бухгалтерском учете для отражения практики хозяйственной деятельности организации. Именно этим значением и пользуется некоторая часть управляющих и теоретиков бизнеса. Однако функцию контроля в классическом менеджменте следует понимать как вид управленческой деятельности, благодаря которой организацию можно удерживать на верном пути, сравнивая показатели её деятельности с установленными стандартами и планами.

В современных условиях хозяйствования слово «контроль» вызывает у субъектов предпринимательской деятельности отрицательные эмоции, поскольку у многих это понятие ассоциируется с такими явлениями, как ограничение, принуждение, запрет, привлечение к ответственности. Зачастую контроль относится к тем функциям управления, сущность и содержание которых чаще всего пользователями понимаются не совсем верно. Один из аспектов контроля действительно состоит в обеспечении подчинения чему-то. Однако сводить контроль просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинированно, – означало бы упустить из виду основную задачу управления.

Цель контроля - выявить слабые места и ошибки, своевременно исправить и не допускать их повторения. Следует контролировать все: предметы, людей, действия .

Реализация контроля выступает как процесс, который позволяет определить качество работы, выяснить, как организация продвигается к намеченной цели, установить степень отклонений и выбрать соответствующие действия или альтернативный курс.

Таким образом, контроль – это аналитическая функция управления, которая представляет собой осуществляемый субъектом управления комплекс мер по наблюдению за подготовкой, принятием и ходом реализации управленческих решений, а также по проверке фактического состояния дел на предприятии. Это регулярная деятельность менеджера по оценке выполненной работы и сопоставлению её с намеченными планах заданиями, включающая учет сырьевых, финансовых и материальных средств, использованных в процессе достижения намеченной предприятием цели, и поиск более рациональных путей их расходования .

В той или иной мере в деятельности каждого субъекта хозяйствования присутствуют различные виды контроля. Единство экономического содержания, предмета и метода – это то общее, что объединяет все его виды. Однако каждое его подразделение имеет свою сферу применения и специфику, обусловливающие классификацию контроля.

Итак, по объему, контроль может быть детальным и факторным. Детальный контроль возникает там, где сотрудники работают "на глазах" руководителя. Но, детальный контроль может превратиться в мелочную опеку, которая будет раздражать сотрудников и, кроме этого, отнимать много времени как у самого руководителя, так и его подчиненных.

Виды контроля:

1-предварительный – осуществляется до начала работ. Основные средства осуществления контроля – реализация определенной политики, процедур, правил и линий поведения. Тщательный анализ деловых и профессиональных навыков и отбор наиболее подготовленых и квалиффикационных людей. Контроль материальных ресурсов – выработка стандартов допустимых уровней качества и проведение проверок поступающих материалов. Важным средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет.

2-текущий – осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Проводится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Контроль не проводится одновременно с выполнением самой работы, а базируется на изменении фактических результатов после проведения работы.

3-заключительный – осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное время.

Функции контроля:

Контроль дает информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем.

Способствует мотивации.

Этапы контроля :

1. выработка стандартов и критериев – демонстрирует насколько слиты функции контроля и планирование.

Стандарты – определенные цели, которые поддаются измерению и основываются на процессе планирования.

2. сопоставление с ними реальных результатов – сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами.

3. принятие необходимых корректных действий – менеджер должен выбрать одну из 3х линий поведения: ничего не предпринимать, устранять отклонения, пересмотреть стандарты.

Основные элементы процесса управления. Проблема как элемент процесса управления

Управление - это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь целей. Суть управления состоит в оптимальном использовании ресурсов (земли, труда, капитала) для достижения поставленных целей.

Управление представляет собой реализацию нескольких взаимосвязанных функций: планирования, организации, мотивации сотрудников и контроля.

1.Планирование . С помощью этой функции определяются цели деятельности организации, средства и наиболее эффективные методы для достижения этих целей. Важным элементом этой функции являются прогнозы возможных направлений развития и стратегические планы. На этом этапе фирма должна определить, каких реальных результатов она может добиться, оценить свои сильные и слабые стороны, а также состояние внешней среды (экономические условия в данной стране, правительственные акты, позиции профсоюзов, действия конкурирующих организаций, предпочтения потребителей, общественные взгляды, развитие технологий).

2.Организация . Эта функция управления формирует структуру организации и обеспечивает ее всем необходимым (персонал, средства производства, денежные средства, материалы и т.д.). То есть на этом этапе создаются условия для достижения целей организации. Хорошая организация работы персонала позволяет добиться более эффективных результатов.

3.Мотивация - это процесс побуждения других людей к деятельности для достижения целей организации. Выполняя эту функцию, руководитель осуществляет материальное и моральное стимулирование работников, и создает наиболее благоприятные условия для проявления их способностей и профессионального "роста". При хорошей мотивации персонал организации выполняет свои обязанности в соответствии с целями этой организации и ее планами. Процесс мотивации предполагает создание для работников возможности удовлетворения их потребностей, при условии надлежащего выполнении ими своих обязанностей. Прежде, чем мотивировать персонал на более эффективную работу, руководитель должен выяснить реальные потребности своих работников.

4.Контроль . Эта функция управления предполагает оценку и анализ эффективности результатов работы организации. При помощи контроля производится оценка степени достижения организацией своих целей, и необходимая корректировка намеченных действий. Процесс контроля включает: установление стандартов, измерение достигнутых результатов, сравнение этих результатов с планируемыми и, если нужно, пересмотр первоначальных целей. Контроль связывает воедино все функции управления, он позволяет выдерживать нужное направление деятельности организации и своевременно корректировать неверные решения.

Процесс управления проблемами охватывает пять последовательных шагов, а именно:

(1) идентификацию проблем, на которые организации следует обратить особое внимание;

(2) анализ и определение пределов каждой проблемы с точки зрения ее воздействия на местные группы общественности;

(3) выявление и демонстрацию альтернативных вариантов стратегии;

(4) реализацию программы действий, нацеленной на распространение позиций организации и влияние на восприятие проблемы;

(5) оценку результатов выполнения программы с точки зрения достижения цели организации.

В развернутом виде процесс управления проблемами содержит следующие элементы :

* Предвидение проблем.

* Селективная идентификация проблем. Организация в состоянии одновременно заниматься разрешением лишь нескольких проблем. Поэтому, чтобы эффективно осуществлять управление проблемами, в центре внимания все время нужно держать от 5 до 10 конкретных приоритетных проблем, особенно тех, которые являются жизненно важными для организации.

* Внимание к сильным и слабым местам. Большинство предполагаемых заранее проблем, с одной стороны, предоставляют организации шансы для своего укрепления, использования резервов, а с другой, - содержат угрозы.

* Планирование в направлении "извне вовнутрь". Внешняя среда, а не внутренняя стратегия обусловливает селекцию приоритетных проблем.

* Ориентация на получение пользы. Несмотря на то, что многие люди расценивают управление проблемами как ожидание кризиса, однако настоящей его целью должна быть защита организации от воздействия внешних факторов и усиление ее деловой активности за счет нейтрализации факторов, представляющих угрозу тем преимуществам, которыми она располагает.

* Составление графика действий. Общий процесс управления проблемами, предусматривающий идентификацию и упорядочение возникающих проблем, точно так же должен предлагать и общую политику, программы и график разрешения этих проблем. Действие - ключ к процессу эффективного управления проблемами.

* Поддержка со стороны руководства

Контроль является заключительной функцией процесса управления. Значение контроля в системе управления заключается в том, что он, во-первых, завершает управленческий цикл и связывает результаты анализа отклонений от желаемого состояния объекта со всеми основными функциями менеджмента, а во-вторых, на его основе производится корректировка ранее принятых решений, плановых заданий, нормативов, показателей или организационных условий их выполнения, т.е. осуществляется обратная связь в управленческом цикле.

Слово контроль произошло от франц. controle – список, ведущийся в двух экземплярах, и от латинского contra – против и rotulus – свиток.

Основное назначение контроля заключается в том, что без него управление фирмой будет носить демонстративный характер.

В системе управленческих отношений под контролем понимается процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Он представляет собой систему наблюдения и проверки соответствия процесса функционирования управляемой подсистемы принятым решениям, а также выработки определенных действий.

Основными объектами внутриорганизационного контроля являются важнейшие характеристики производственного, технического, кадрового потенциала, финансового состояния, промежуточные и конечные результаты выполнения плановых заданий, показатели расходования ресурсов, экономической эффективности, качество, величина запасов, потери, имидж, сохранение коммерческой тайны и пр.

Контроль как функция менеджмента состоит в наблюдении за происходящими процессами в управляемом объекте, сопоставлении реально достигаемых результатов с запланированными и выявлении отклонений. Эта функция наиболее тесно связана с функцией планирования, поскольку контролирует движение организации к поставленным целям. Контроль как функция менеджмента представляет собой взаимосвязь целей, задач, видов и характеристик данного процесса. Содержание контроля как функции управления заключается в своевременном обнаружении возникающих в ходе производственно-хозяйственной деятельности объектов управления проблем (отклонений от плановых заданий, нормативов, стандартов) и изменений внешней среды. Можно говорить и о комплексности контроля, которая подразумевает под собой учет, оценку и анализ состояния фирмы.

Комплексность контроля реализуются по следующим направлениям:

• сбор и систематизация информации о фактическом состоянии деятельности и ее результатах (учет);
• оценка состояния и значимости полученных результатов деятельности, выявление отклонений от стандартов – плановых заданий, нормативов (оценка);
• анализ причин отклонений и дестабилизирующих факторов, влияющих на результаты деятельности (анализ).

В системе управления контроль выполняет следующие основные функции:

• 1) проверочную (установление целесообразности, обоснованности, законности решений; проверка их выполнения, соблюдение технических, экологических, правовых и иных норм и нормативов; выявление ошибок и нарушений);
• 2) информационную (сбор, передача, обработка информации о состоянии объекта);
• 3) диагностическую (изучение и оценка реального положения дел в организации и ее окружении; выявление основных тенденций его изменения, угроз и возможностей, скрытых резервов);
• 4) прогностическую, создающую основу предположений о будущем состоянии объекта и возможных отклонениях от заданных параметров;
• 5) коммуникационную, обеспечивающую установление и поддержание обратной связи;
• 6) ориентирующую, подсказывающую, на что нужно обращать особое внимание;
• 7) стимулирующую (по итогам контроля происходит оценка персонала, поощрение или наказание);
• 8) корректирующую (на основе полученных результатов состояние и поведение объекта (его части) изменяются таким образом, чтобы обеспечивались необходимые значения его характеристик или устойчивость функционирования при отклонении от них);
• 9) защитную (способствует сохранности ресурсов).

Классификация управленческого контроля. Как любую экономическую категорию контроль можно классифицировать по ряду признаков, таких как объект и субъект контроля, тип и вид контроля, интенсивность и так далее. Рассмотрим следующую классификацию контроля.

• 1. По объектам контроля можно выделить:
  • контроль за состоянием производственного, технического, кадрового потенциала, объемом финансовых ресурсов, материальных запасов, целесообразности их использования;
  • контроль эффективности производственной деятельности;
  • промежуточных и конечных результатов;
  • за затратами и потерями;
  • за сроками исполнения принимаемых решений и т.д.
• 2. По субъектам, которые осуществляют процесс контроля можно выделить:
  • контроль администрации;
  • контроль функциональных служб;
  • контроль специальных подразделений;
  • самоконтроль.
• 3. По типу контроля выделяют:
  • традиционный;
  • опережающий;
  • предпринимательский.

Традиционный контроль фиксирует отклонения от плановых заданий и стандартов. Опережающий контроль отслеживает разрыв между реальным состоянием дел организации и ее целями; по итогам принимаются меры, направленные на их достижение, а не на исправление прошлых ошибок. Предпринимательский контроль осуществляется над внешней ситуацией и внутренними процессами, факторами, влияющими на них; в результате корректируются сами цели.

• 4. По видам контроль подразделяется:
  • на финансовый;
  • маркетинговый;
  • качества;
  • производственный и др.
• 5. По интенсивности выделяют:
  • нормальный;
  • усиленный.
• 6. По месту осуществления контроль разделяется:
  • на летучий;
  • стационарный.

Летучий контроль подразумевает, что его субъект и объект пространственно разделены и необходимо их специальное соединение (например, выездная проверка).

Стационарный контроль предполагает, что субъект и объект едины (исполнитель сам следит за своей работой).

• 7. По целям выделяют контроль:
  • фильтрующий;
  • корректирующий.

Фильтрующий контроль призван отделить годное от негодного, а корректирующий – исправить положение дел.

• 8. По методам осуществления контроль подразделяется:
  • на фактический;
  • документальный;
  • оценочный.

Фактический контроль осуществляется с помощью опроса, инвентаризации, осмотра, разрушения объекта. Документальный происходит на основе сверок и проверок документов. Оценочный контроль базируется на экспертизе, анализе, сопоставлении с эталоном.

• 9. По стадиям осуществления выделяют следующие виды контроля:
  • предварительный;
  • текущий;
  • итоговый.

Предварительный контроль предшествует активной деятельности, конкретным результатам. Его задача состоит в проверке готовности организации, ее персонала, производственного аппарата, системы управления к работе. Он осуществляется путем анализа наличия и состояния ресурсов, их сопоставления со стоящими задачами. Система управления проверяется на соответствие существующей структуре организации; принятые решения и подготовленные документы – на правильность оформления, известность исполнителям, понимания теми своих обязанностей, что во многом предопределяет успех будущей работы. Например, предварительный контроль персонала призван прежде всего ответить на вопрос, можно ли с его помощью решать стоящие перед организацией задачи. Кадровые службы на основе тестов, собеседований, экзаменов должны тщательно оценить профессиональную пригодность сотрудников, уровень их подготовки, усвоение инструкций, знание прав, обязанностей, норм выработки, условий поощрения. Также предварительный контроль осуществляется за состоянием материальных и финансовых ресурсов организации. Например, контроль за наличием на складах достаточных запасов сырья, материалов, комплектующих изделий, соответствием их структуры и количества потребностям производства, гарантированности поставок. Финансовое состояние организации контролируется с помощью бюджета или сметы. Объектами изучения здесь являются надежность источников денежных средств и обоснованность предстоящих расходов.

Текущий контроль (стратегический и оперативный) оценивает внутренние и внешние возможности организации. Стратегический имеет в качестве основного объекта эффективность использования ресурсов организации с точки зрения достижения ее конечных целей. Он ведется по таким показателям, как уровень производительности труда, внедрение и использование достижений научно-технического прогресса, новых методов работы, технологий. Такой контроль предназначен для предотвращения ошибок, а не для их исправления и поиска виновных. Оперативный (административный) контроль (на практике он сливается с оперативным управлением) проводится одновременно с выполнением основной работы. Его разновидностью является контроль производственный, осуществляемый диспетчером или начальником производственного отдела.

Объектами здесь являются: оперативная подготовка производства, движение изделий в рамках технологического процесса (соблюдение последовательности и сроков выполнения операций, загрузка оборудования, наличие запасов и заделов па межцеховых складах, выполнение плана по номенклатуре и отгрузке продукции), уровень текущих затрат, дисциплина и т.д. На уровне отдельных операций осуществляется операционный контроль (точности их выполнения, качества изделий). Он может быть сплошным (предполагает проверку всех без исключения объектов) и выборочным (если число объектов слишком велико или для проверки требуется разрушать изделие. Выборочный контроль требует меньших затрат, но связан с риском случайных ошибок, число которых можно снизить путем увеличения размера выборки (при соответствующем росте расходов).

Итоговый контроль обычно связан с оценкой выполнения организацией своих решений и результатов практических действий, а также сильных и слабых сторон организации. Данные итогового контроля используются для составления очередных планов.

• 10. По соотношению субъекта и объекта контроля выделяют:
  • внешний;
  • внутренний.

Внутренний контроль имеет место, когда его субъект и объект находятся в одной системе, внешний – в разных системах. На предприятии внешний контроль производится администрацией или специальными сотрудниками – контролерами. Внутренний контроль предполагает, что исполнители сами следят за своей работой и результатами и вносят по мере необходимости в нее изменения. Идея внешнего контроля основывается на том, что люди лучше (по крайней мере формально) выполняют свои обязанности, если знают, что за ними наблюдают. Психологи считают, что для этого имеется несколько причин. Во-первых, по итогам контроля происходит оценка сотрудников и связанные с ней поощрения, наказания. Во-вторых, пристальный контроль может означать также, что данной сфере деятельности руководство придает особое значение, и поэтому стоит проявить хотя бы показное усердие, чтобы выделиться на фоне остальных. В третьих, поскольку итоги контроля обычно широко освещаются в коллективе, многие стараются работать лучше для того, чтобы прославиться. Иными словами, на первое место выходит честолюбие.

Пример проявления внешнего контроля "Охота на банкира"

Гендиректор и совладелец портала "Банки.ру" Филипп Ильин- Адаев создал для банковских клиентов "агрегатор ненависти" –

Однажды утром в офисе Филиппа Ильина–Адаева раздался звонок. Звонил встревоженный топ-менеджер Сбербанка, который предложил немедленно встретиться. Дело было после назначения Г. Грефа президентом Сбербанка в октябре 2007 г. До этого крупнейший банк страны не сотрудничал с "Банки.ру".

"На встрече я понял по взгляду сотрудника, что он пригласил меня нс от большой любви к моему сайту",– смеется Ильин–Адаев. Выяснилось, что минувшей ночью Герман Греф изучал "Народный рейтинг банков", размещенный на "Банки, ру", а утром устроил топ-менеджерам разнос. Сбербанк занимал в рейтинге отнюдь не лучшую позицию. Посетители сайта критиковали банк часто и по делу, однако сотрудники критику игнорировали. Вскоре после встречи Ильина–Адаева с топ-менеджером Сбербанка в банке появилась "служба заботы о клиентах", и несколько се сотрудников стали отвечать на вопросы и жалобы, появлявшиеся на "Банки.ру".

Сейчас "личный кабинет", где можно общаться с клиентами, на портале завели 120 кредитных организаций. Примерно 200 размещают рекламу. Ежедневно на сайт заходят около 100 тыс. человек. При этом столько негативных отзывов о банках, сколько есть на "Банки.ру", нигде в Рунете больше не найти. "Один знакомый банкир назвал нас как-то “агрегатором ненависти”, хотя с годами сайт стал более конструктивным", – говорит Филипп.

В 2010 г. "агрегатором ненависти" заинтересовалась ИК "Финам". За несколько миллионов долларов она купила блокпакет "Банки.ру". Теперь Ильин–Адаев хочет превратить свой сайт в интернет-магазин банковских услуг, где банковские продукты можно не только покритиковать, но и приобрести.

Визитной карточкой "Банки.ру" стал "Народный рейтинг банков" – глобальная жалобная книга. "Клиент может написать жадобу на сайте банка, она уходит в его недра и там растворяется. Про нее могут просто забыть, – рассуждает Филипп Ильин- Адаев. – На независимом ресурсе жадобу видят все. Банк заинтересован быстрее отреагировать и решить проблему".

"Мы, наверное, первый банк, который стал системно отвечать на этом сайте на жалобы, – вспоминает руководитель розничного бизнеса “Альфа-банка” Алексей Марей. – Это не связано с достоинствами самого сайта. Мы внутри банка настроены на диалог, и, где бы наши клиенты ни оставляли отзывы, мы должны на них отвечать". Ответить можно в комментариях под статьей как обычный пользователь или официально от имени банка.

Контроль - процесс определения, оценки и информации об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадении и результатах анализа. Контролировать можно цели, (цель/цель), ход выполнения плана (цель/будет), прогнозы (будет/будет), развитие процесса (будет/есть).

Предметом контроля может быть не только исполнительская деятельность, но и работа менеджера. Контрольная информация используется в процессе регулирования. Таким образом, говорят о целесообразности объединения планирования и контроля в единую систему управления (Controlling): планирование, контроль, отчетность, менеджмент (рис. 39).

Контроль осуществляется лицами, прямо или косвенно зависящими от процесса. Проверка (ревизия) - контроль лицами, независящими от процесса.

Рис. 39. Основные концепции контроля

Контроль можно также классифицировать:
- по принадлежности к предприятию субъекта контроля (внутренний, внешний);
- по основанию для обязанности (добровольный, по уставу, договорной, по закону);
- по объекту контроля (за объектом, за решениями, за результатами);
- по регулярности (регулярный, нерегулярный, специальный).

Эффективно организованный контроль прежде всего ориен­тирован на решение как стратегических задач, так и оперативных вопросов. Такой контроль предусматривает:

· соответствие делу. Нет смысла в контроле, если его инстру­ментарий не дает возможности адекватно отражать, анализиро­вать, сопоставлять фактическое состояние дела с желаемым и не­обходимым состоянием;

· своевременность. Поздно осуществлять какие-то корректиру­ющие воздействия, если действие уже закончилось (поезд ушел);

· стратегический характер. Целесообразно контролировать достижение стратегических, а не промежуточных целей;

· ориентация на результат. Важно проконтролировать резуль­тат выполнения работы, а не момент прихода на рабочее место после обеденного перерыва; проверить качество отчета, подго­товленного сотрудником, а не качество зачинки им карандашей на его рабочем месте;

· гибкость. Необходимо корректировать процедуры контроля и набор контролируемых параметров в зависимости от меняющей­ся ситуации. Если непредвиденное можно спрогнозировать, то контроль становится ненужным;

· простота. Усложненные процедуры контроля, как правило, приводят к тому, что тормозится выполнение других управлен­ческих функций. Целесообразно контролировать лишь несколь­ко ключевых показателей, но делать это систематически и эф­фективно;

· экономичность. Затраты на контроль должны быть соизмери­мы с другими видами затрат. Контроль не должен становиться аб­солютно доминирующей функцией управления.

Контроль в системе государственной службы Российской Фе­дерации решает три важнейшие задачи.

Первая - соблюдение законов и других нормативных актов, позволяющих поддерживать стабильность государства и общест­венного устройства, своевременное обнаружение отклонений от заданных органами государственной власти правил и процедур, а в случае необходимости - корректировки.

Вторая - повышение персональной ответственности должно­стных лиц и эффективности государственного управления. Она охватывает и численность государственных органов, их взаимо­действие и противодействие бюрократизации государственного аппарата.

Третья - эффективное использование системы делопроизвод­ства, обеспечение отлаженности, целесообразности и точности прохождения документов по адресам и исполнителям.

Успешное решение этих задач имеет далеко идущие послед­ствия прежде всего для борьбы с коррупцией в органах государ­ственной власти, а также для того, чтобы на деле соблюдалась за­конность в собственной административной деятельности. Кроме того, внутренние методы контроля деятельности государствен­ных служащих (чиновников) вносят в нее элементы саморегуля­ции внутри бюрократических структур, которая выражается в корпоративной ответственности, самодисциплине и открытос­ти.

Методы контроля.

К таким методам контроля относятся методы: предварительного контро­ля; направляющего контроля; фильтрующего и метод последую­щего контроля. Метод предварительного контроля используется до начала хозяйственной операции; методы текущего, в том чис­ле метод направляющего контроля (в течение всего хода деятель­ности, действия, операции) и метод фильтрующего контроля, приурочены к определенной дате в ходе хозяйственной опера­ции; метод последующего (заключительного) контроля - после за­вершения операции.

Предварительный контроль начинается задолго до начала ка­ких-либо целеустремленных действий. Его задача - выяснить их целесообразность в целях предупреждения неверных или необо­снованных решений. Например, при контроле человеческих ре­сурсов анализируются деловые качества, профессиональные навыки и знания персонала. Эта проверка осуществляется в про­цессе найма и во время последующего обучения. Этот контроль позволяет выявить те качества людей, которые подлежат коррек­тировке (освоение дополнительных навыков, получение необхо­димых знаний, знакомство с корпоративными ценностями, кор­рекция поведения и пр.).

Одна из разновидностей текущего контроля - направляющий контроль. Он применяется от начала целеустремленных действий и до достижения требуемого результата. При этом непрерывно измеряется и оценивается состояние и поведение контролируемого объекта, а последнее корректирующее действие осуществляется уже перед самым последним моментом завершения целеустрем­ленного действия. Суть такого контроля - постоянное сопро­вождение, слежение и управление ходом совершаемого действия или хозяйственной операции. Такой контроль широко применя­ется в непрерывных технологических процессах и крупных тех­нических системах. Менее широко этот метод применяется в управлении хозяйственными организациями, поскольку явля­ется сложным и дорогим. Магистральный выход - использование компьютерных технологий в управлении организациями.

Например, в подчинении у «Газпрома» находится свыше двух сотен крупных предприятий. Понятно, что непрерывное наблю­дение за состоянием хода дел на подчиненных предприятиях и оказание в случае необходимости корректирующего воздействия было бы весьма желательным, но на деле это довольно сложно как с организационной, так и с технической точки зрения.

Еще одна разновидность текущего контроля - фильтрующий контроль . В отличие от направляющего он не сопровождает целе­устремленное действие от начала до конца. При прохождении че­рез «фильтр» контроля действие может быть остановлено или про­должено в зависимости от того, соблюдены ли нормы, требования контроля.

Например, важные договоры, заключенные между правительствами, под­лежат проверке и ратификации законодательными органами, вступая в силу только после того, как законодательные органы пропустят их через соответ­ствующий «фильтр». Пища, приготовленная, например, в пионерских лаге­рях, домах отдыха, санаториях также проходит такую проверку, осуществляе­мую врачом. Кассиры, выдающие заработную плату в больших организациях, перед выдачей денег должны проверять документы, удостоверяющие лич­ность получателя. Контролер отдела технического контроля этим же методом отделяет годную продукцию от бракованной. Руководитель предприятия, прежде чем поставить свою подпись под приказом, проверяет его содержание с точки зрения соответствия установленным требованиям.

Направляющий и фильтрующий контроль - разновидности текущего контроля.

Текущий контроль осуществляется в процессе производства продукции или реализации проекта. При этом объектом контроля могут быть как общие социально-экономические результаты, так и частные характеристики выпускаемой продукции. Корректирующие воздействия осуществляются при этом по ходу реализации проекта. Текущий контроль является средством осуществления обратной связи. Обратная связь - важный элемент управления во многих, в том числе как в социальных, так и в технических, систе­мах. Общей тенденцией современного текущего контроля стало делегирование контрольных функций с верхних уровней управле­ния на нижние.

Последующий или заключительный контроль , или контроль по результатам, проводится после того, как работа выполнена на ос­нове сравнения ее результатов и других характеристик с суще­ствующими нормами контроля. Этот вид контроля, во-первых, да­ет руководителю информацию, необходимую для планирования аналогичных работ в будущем, чтобы избежать возникших труд­ностей и ошибок. Во-вторых, он позволяет оценить полученный результат, вклад каждого подразделения и сотрудника и принять решение о соответствующем мотивационном поощрении. За­ключительный контроль позволяет также выявить системные проблемы и осуществить стратегические действия по изменению работы организации в целом. Примером такого метода контроля является ревизия использования трудовых ресурсов и фондов за­работной платы, денежных средств, финансовых результатов и рентабельности работы предприятия за прошлый месяц, квартал, год. Проверка оценок в дневнике школьника родителями также является примером последующего контроля. Поговорка «цыплят по осени считают» довольно точно отражает смысл последующе­го контроля.

Все методы контроля могут быть необходимы, чтобы контро­лировать работу предприятия в целом или какую-либо важную операцию. Наибольшие возможности для управления производ­ством открываются при использовании метода направляющего контроля, поскольку он проводится задолго до получения какого-либо результата. Этот метод контроля позволяет превращать конт­роль в нормальную, позитивную и эффективную деятельность и в наибольшей мере отражает современный подход к развитию контроля, о котором говорилось выше, поскольку использование этого метода контроля обеспечивает возможность превратить за­думанные цели в действительные результаты.

Если направляющий контроль проводится эффективно, то необходимость в фильтрующем контроле отпадает. Если же направляющий контроль ведется неправильно или может быть слишком дорогим, тогда целесообразно использовать фильтрую­щий контроль.

Метод последующего контроля позволяет руководителю или любому человеку приобрести нужный опыт и данные для плани­рования, если деятельность, проводимая в предыдущий период, продолжается и в будущем.

На основе рассмотренных четырех основных методов контро­ля в дальнейшем используются конкретные методы измерения, оценки и корректировки состояния объекта контроля.

Существует множество признаков, оснований классификации видов контроля, например, сфера и объекты контроля, типы и методы, задачи, время осуществления, применяемые формы и др.

Контроль - процесс обеспечения достижения организацией своих целей, постоянное сравнение того, что есть, с тем, что должно быть.

Функция контроль - состоит в наблюдении за происходящими процессами в управляемом объекте, сопоставлении реально достигаемых результатов с запланированными и выявлении отклонений. Эта функция наиболее тесно связана с функцией планирования, поскольку контролирует движение организации к поставленным целям. Контроль как функция менеджмент представляет собой взаимосвязь целей, задач, видов и характеристик данного процесса.

Контроль - управленческая деятельность, фиксирующая состояние объекта управления в заданные моменты времени.

Контроль - комплексная функция, включающая учет, оценку и анализ.

Комплексность контроля реализуются по следующим направлениям:

Сбор и систематизация информации о фактическом состоянии деятельности и ее результатах (учет);

Оценка состояния и значимости полученных результатов деятельности, выявление отклонений от стандартов - плановых заданий, нормативов (оценка);

Анализ причин отклонений и дестабилизирующих факторов, влияющих на результаты деятельности (анализ).

Значение контроля в системе управления заключается в том, что он:

Завершает управленческий цикл и связывает результаты анализа отклонений от желаемого состояния объекта со всеми основными функциями менеджмента;

Производится корректировка ранее принятых решений, плановых заданий, нормативов, показателей или организационных условий их выполнения, т.е. осуществляется обратная связь в управленческом цикле .

Управленческий контроль направлен как вовнутрь, так и вовне организации . Непрерывность ее деятельности требует, чтобы контроль был бы в целом непрерывным процессом, хотя в ряде случаев допустим эпизодический контроль.

Контроль классифицируется по объектам приложения , стадии их жизненного цикла , посубъектам , которые его осуществляют; по интенсивности (нормальный или усиленный), степени охвата (сплошной или выборочный), необходимости разрушения этих объектов (требуется или нет).

В системе управления контроль выполняет следующие основные функции:

- диагностическую , помогающую изучить реальное положение дел в организации и выявить резервы;

- коммуникативную (установление и поддержание обратной связи);

- ориентирующую , на что нужно обращать особое внимание;

- стимулирующую к более эффективной и качественной работе, так как по его итогам могут иметь место поощрение или наказание;

- корректирующую на основе полученных результатов дальнейшую работу.

Основными объектами внутриорганизационного контроля являются: важнейшие характеристики производственного, технического, кадрового потенциала, финансового состояния, промежуточные и конечные результаты выполнения плановых заданий, показатели расходования ресурсов, экономической эффективности, качество, величина запасов, потери, имидж, сохранение коммерческой тайны и пр.

Контроль, без которого в настоящее время не может успешно функционировать ни одна организация, решает в системе управления несколько задач.

Во-первых , позволяет заранее обнаружить во внутренней или внешней среде организации факторы, которые могут оказать существенное влияние на ее деятельность, необходимым образом подготовиться и своевременно на них отреагировать. Он помогает также отследить недостаточно четко выраженные тенденции в развитии организации, их направление и глубину и создавать более обоснованные и надежные планы.

Во-вторых , контроль помогает своевременно выявить неизбежные в работе любой организации нарушения и изъяны, ошибки, промахи и оперативно принять необходимые меры для их устранения.

В-третьих , итоги контроля служат основой оценки результатов деятельности организации, работы персонала за определенный период, эффективности и надежности системы управления.

В-четвертых , контроль позволяет скорректировать текущее положение дел, создать необходимые предпосылки для стимулирования.

Контроль осуществляется в соответствии с определенными принципами. Прежде всего, он должен быть всеохватывающим, то есть держать в поле зрения основные сферы деятельности организации и процессы, протекающие в ней. Речь, разумеется, идет не о тотальности, мелочности, требовании фиксировать любые события - это дорого и практически невозможно. Здесь нужен разумный, научно обоснованный подход, позволяющий вместе с тем получить достаточно полную и объективную картину ситуации.

Такой контроль не под силу одному человеку, или небольшой группе людей. К нему нужно привлекать весь персонал организации или его значительную часть , ибо лучший контроль - это самоконтроль заинтересованных в результатах своего труда исполнителей. Поэтому нужно "отпустить поводья", максимально расширить полномочия людей в процессе выполнения ими своих обязанностей.

Под словосочетанием "управленческий контроль" следует понимать составную часть системы управления предприятием и комплекс мер, которые принимают наделенные особыми правами сотрудники организации (либо специальное подразделение - служба внутреннего аудита, контрольно-аналитический отдел или другая служба внутреннего контроля, являющаяся отдельным административным подразделением и подчиняющаяся исключительно руководителю предприятия).

При создании подразделения, осуществляющего функции контроля, необходимо определиться с кругом его задач. Практика показывает, что основными задачами подразделений такого рода являются:

Совершенствование сложившейся системы учета и отчетности в целях более рационального использования имеющихся ресурсов;

Осуществление документального контроля с целью проверки соответствия процессов учета действующему законодательству и бухгалтерским правилам;

Проверка правильности определения себестоимости продукции (оказанных услуг);

Предотвращение злоупотреблений (персонала, ответственных лиц) и санкций (со стороны налоговых и других внешних контрольных органов);

Анализ бухгалтерской и налоговой отчетности, контроль за правильностью ее составления и своевременностью предоставления руководству компании для принятия эффективных и актуальных управленческих решений. Большаков, А.С. Современный менеджмент: теория и практика / А.С. Большаков. - СПб.: Питер, 2012. - С. 88.

Управленческий контроль - это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции управления: планирование, организация, руководство и мотивация. Так, планирование должно постоянно учитывать реальные возможности и изменяющиеся условия функционирования и развития фирм. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития, как отдельных подразделений, так и всей фирмы.

Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей, как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

В функцию контроля входят: сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей. В связи с этим контроль рассматривается не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций развития. Наличие отклонений в одном из звеньев может потребовать принятия срочных решений, касающихся оперативной деятельности конкретного подразделения. Герчикова, И.Н. Менеджмент / И.Н. Герчикова. - М.: ЮНИТИ, 2011. - С. 111.

Важной функцией управленческого контроля является разработка стандартной системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам хозяйственной деятельности фирмы в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому осуществление функции контроля опирается в первую очередь на организацию системы учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.

Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Почему необходим контроль? Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации. Это и дало основание Питеру Друкеру заявить: "Контроль и определение направления - это синонимы". Важной является положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, то есть, отвечая на вопрос "На сколько мы продвинулись к поставленной цели?", руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успеха, а где потерпела неудачу. Гольдштейн, Г.Я. Основы менеджмента / Г.Я. Гольдштейн. - СПб.: Питер, 2012. - С. 79.

Фирмы широко используют две формы контроля: финансовый (как основа общего управленческого контроля) и административный. Финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, идентичным для местных и зарубежных дочерних компаний. Число позиций и сроки представления отчетности могут быть различны. Как правило, более детальная отчетность представляется крупными дочерними фирмами и компаниями, находящимися на важнейших рынках. Она ложится в основу сравнения фактических показателей с планируемыми. При этом в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние (платежеспособность и ликвидность) и др. Анализ этих показателей осуществляется отдельно по каждому центру ответственности (производственно-хозяйственной группе, производственному отделению, дочерней компании), а также по фирме в целом. Бовыкин, В.И. Новый менеджмент / В.И. Бовыкин. - М.: Экономика, 2011. - С. 77.

Система централизованного контроля позволяет поддерживать определенное сочетание централизации и децентрализации в управлении, поскольку предусматривает передачу контроля за оперативной деятельностью низовых звеньев (производственных отделений, дочерних компаний, заводов) руководителям соответствующих подразделений.

На этом уровне осуществляется контроль за соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете; производится сравнение объема фактических и планируемых продаж; анализируются изменение доли фирмы на рынке как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка, состояние портфеля заказов. Такой контроль обычно называют оперативным контролем (а также административным, или тактическим) в отличие от общего, стратегического контроля. Оперативный контроль призван систематически следить за обеспечением выполнения производственной программы, поэтому его, как правило, объединяют с планированием в единую функцию оперативного управления. В то же время общий управленческий контроль направлен на решение стратегических задач и достижение намеченных целей путем наиболее эффективного использования имеющихся ресурсов и тесно связан с перспективным планированием. Поэтому общий управленческий контроль требует централизации, в то время как оперативный контроль - децентрализации.

Вместе с тем, система контроля дает возможность использовать преимущества как самостоятельности подразделений, так и эффективного руководства из центра. Функция контроля, так же как и функция планирования, служит важнейшим средством централизации управления со стороны высшего руководства фирмы и одновременно позволяет достигать оптимального сочетания децентрализации в управлении фирмой в целом.

Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Контроль не может оставаться прерогативой исключительно менеджера, назначенного "контролером", и его помощников. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал. Контроль есть фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Глухов, В.В. Основы менеджмента / В.В. Глухов. - СПб.: Питер, 2011. - С. 167.

Предварительный контроль. Его цель: предупреждение нарушений нецелесообразности, необычности действий и решений. Контроль напоминает айсберг, большая часть которого, как известно, скрыта под водой. Некоторые наиболее важные виды контроля данной организации могут быть замаскированы среди других функций управления. Так, например, хотя планирование и создание организационных структур редко относят к процедуре контроля, они как таковые позволяют осуществлять предварительный контроль над деятельностью организации. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, то всё это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. Абчук, В.А. Менеджмент / В.А. Абчук. - СПб.: Союз, 2011. - С. 98.

Человеческие ресурсы

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того, чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после найма сотрудников в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, что же дополнительно нужно добавить и руководящему составу, и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них знаниям и навыкам, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей.

Материальные ресурсы

Очевидно, что сделать высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно. Поэтому промышленные фирмы устанавливают обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов. Контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля в этой области состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Финансовые ресурсы.

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

Текущий контроль. Его цель: выявить и своевременно пресечь нарушения и отклонения. Основывается на обратной связи, как это, собственно, следует из его названия: текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации. Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь. Виханский, О.С. Менеджмент / О.С. Виханский. - М.: Гардарика, 2011. - С. 211.

Обратная связь - это данные о полученных результатах. Простейшим примером обратной связи является сообщение начальника подчиненным о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам.

Как правило, все системы с обратной связью имеют цели, используют внешние ресурсы, преобразуют внешние ресурсы для внутреннего использования, следят за значительными отклонениями от намеченных целей, корректируют эти отклонения для обеспечения достижения целей.

Заключительный контроль. Его цель: установить результативность, законченность, экономичность, целесообразность. Скрыть упущения и недостатки. При текущем контроле используется обратная связь в ходе проведения самих работ для того, чтобы достичь требуемых целей и решить возникающие проблемы прежде, чем это потребует слишком больших затрат. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершении контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми. Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичны работы предполагается проводить в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации: если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.